Какво e Office 365 + 5 ключови ползи за фирмите

kakvo_e_office365_plus_5_klyuchovi_polzi-Balkanservices.com
IT

Sorry, this entry is only available in Bulgarian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Близо 8 години след официалния старт на предлаганата като облачна услуга Microsoft Office 365, днес тя е сред най-разпространените офисни услуги за бизнеса. Освен Office приложенията Word, Excel, PowerPoint, Outlook и OneNote, решението включва също инструменти за съвместна работа и електронна поща, предоставя десктоп функционалности и е достъпно на абонаментен принцип. На практика това означава, че стабилна интернет връзка и уеб браузър са двете необходими и достатъчни условия за работа с Office 365.


Какво ви предоставя
Office 365

Услугата  спомага за организиране на цялостната  дейност, офисната документация и работните процеси в компанията, и предоставя корпоративен имейл с пощенска кутия, която е с размер 50 GB. Сериозно предимство е фактът, че може да се използва собствен домейн за професионален имейл адрес, а самата поща е достъпна през от всяко място и по всяко време. Така служителите на компанията са винаги в течение на фирмената кореспонденция, дори и да се намират извън офиса. В същото време информацията за имейли, календари и контакти от всички устройства се синхронизира в реално време, което означава, че всеки служител разполага винаги с актуална информация.

Всеизвестен факт е, че работата в е един от най-важните фактори за успех в съвременния бизнес. Това определя и високата ефективност на Office 365, тъй като софтуерният пакет е насочен в голяма степен точно към екипната работа, предлагайки набор от инструменти за осъществяване на онлайн срещи с колеги, клиенти и партньори, в реално време по различни документи и файлове, комуникация чрез незабавни съобщения и като цяло – висока степен на колаборация. Тези възможности значително улесняват работата например на разпръснати в различни локации екипи, мобилни служители и такива, работещи дистанционно.

Сериозен проблем в днешния свят е организирането и съхранението на големи обеми информация, който лесно бива решаван с облачното пространство от 1TB (1 terabyte = 1024 gigabytes), включено в Office 365. Това позволява лесно съхранение и споделяне на документи, бързо намиране на необходимата информация, работа в съавторство, актуализиране на файлове и споделянето им в или извън компанията.

Ако дейността на дадена компания изисква непрекъснати срещи и контакти с клиенти, Microsoft Bookings е инструмент, който би улеснил информираността за свободните дати и часове на всички заинтересовани страни. Той представлява публична уеб страница, която дава възможност за запазване на час за среща или услуга, получаване на потвърждение по имейл и покана в календара на всички участници, промяна или отмяна на запазен вече час. Налична е и опция за планиране на срещи по телефона.


Други полезни инструменти

  • SharePoint – за управление и споделяне на файлове или папки, както и за изграждане на работни процеси – в рамките на екипни сайтове или интранет сайтове в цялата организация;
  • Planner – за организиране на работата на ежедневна и проектна база чрез създаване и възлагане на задачи, споделяне на файлове, провеждане на чат за текущи задачи, получаване на актуализации за напредъка;
  • StaffHub – за управление на графици през мобилните устройства, включително размяна на смени, искане за отпуск, изпращане на съобщения до друг в екипа или до всички;
  • Outlook Customer Manager – за управление на взаимодействията с клиенти – контакти, история на комуникацията, следене на активности по конкретни сделки, следващи стъпки и задачи, навременни нотификации. Предимство на инструмента е автоматичното събиране на цялата информация на едно място.;
  • Teams – център за екипна работa, който позволява създаване на работни пространства за екипите, чат връзка, споделяне на документи и разпределяне на задачи, аудио/видео срещи, групови имейли и календари. Данните се шифроват през цялото време с цел сигурност.

Office 365 планове

Заедно с изброеното дотук, Office 365 позволява лесно управление чрез интуитивен и достъпен отвсякъде център за администриране на услугата. Могат да се управляват мобилните устройства, ползвани от служителите, и да се налагат политики за достъпа до данните.

И не на последно място, софтуерът предоставя защита от спам и злонамерен софтуер. Системата осигурява инструменти за идентифициране, управление, защита и отчет на обработваните от организацията данни в съответствие с изискванията на Регламента за защита на лични данни (GDPR).


5 ключови ползи за фирмите и техните служители

  1. Предлагания на принципа на услуга офис пакет осигурява гъвкавост и по-висока продуктивност за служителите, тъй като информацията е достъпна от всички видове устройства – настолен компютър, смартфон или таблет. Позволява също съвместна работа в реално време и в споделена сигурна среда.
  2. Висока степен на сигурност на данните в компанията – достъпът до поверителна информация е контролиран, а фирмените данни, обменяни чрез мобилни устройства, са напълно защитени.
  3. Облачното решение е достъпно чрез абонамент и на месечна база, което помага за оптимизиране на фирмените разходи – редуцират се капиталовите разходи за сметка на оперативните. Не е нужна първоначална сериозна инвестиция в софтуер, както и разходи за хардуер. Реално офисната софтуерна система се ползва през облака, което елиминира нуждата от инвестиции в сървъри и локални устройства за съхранение, като в същото време спестява на компаниите и от намалено енергопотребление.
  4. Актуалност по всяко време и за всички потребители – ъпдейтите на софтуера се случват автоматично, без необходимост от ръчни настройки. Всички служители работят с една и съща версия на приложенията – най-новата.
  5. Възможност за бързо разрастване на бизнеса – добавянето на нов потребител е възможно винаги, когато има нужда от това, както и избор на план, който отговаря най-пълно и точно на нуждите и възможностите на компанията. Процесът на лицензиране е облекчен, което позволява на всеки потребител да ползва Office 365 на до 5 броя устройства – смартфон, таблет и компютър (PC или Mac).


Бизнес планове

Microsoft Office 365 е подходяща и предпочитана услуга за динамични малки и средни компании. Независимо от големината на организациите и сферата им на дейност, софтуерът, предоставен като услуга, позволява използването на тези функционалности, от които те се нуждаят, и лицензиране на толкова потребители, колкото служители имат. Бизнес плановете са разработени според специфичните нужди на компаниите, като всяка организация може да сама да подбере нужните инструменти и да избере най-подходящия план.

Екипът на Balkan Services е на разположение, ако имате въпроси за облачната услуга на Microsoft или желаете да се консултирате с IT специалист за Вашия бизнес. За целта можете да се свържете с нас оттук.

Ще се радваме да споделите статията, ако Ви е била полезна 😊

No Comments
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

code Click to reload the image.