Какво трябва да знаете за ERP системите

kakvo-tryabva-da-znaete-za-erp-sistemite - balkanservices.com
ERP

Ако потърсите в интернет по ключова дума „ERP“, ще бъдете затрупани от информация и нека бъдем откровени – вероятно малко объркани. Всеки уебсайт изглежда има своя собствена дефиниция за ERP. Тези различия обаче само подчертават многобройните характеристики, които правят ERP толкова мощен инструмент.

Накратко, ERP, или системата за планиране ресурсите на предприятието, е многофункционална софтуерна система, проектирана като интегриран набор от програмни модули с цел да обедини основните функционални области на бизнеса на една организация.

Макар че буквата „E“ в ERP означава „предприятие“, днес сме свидетели на бързо и повсеместно възприемане на системите за управление на бизнеса сред компании с малък и среден размер във всички отрасли. През последните няколко години производителите на бизнес софтуер инвестират все повече средства и усилия в посока облачни технологии.  Облачно базираните системи не само правят ERP по-достъпни, без необходимост от голяма първоначална инвестиция в хардуер, но и винаги актуални, тъй като се работи само с последна версия на софтуера.

 

Основни ползи за МСП*, или защо да внедрите ERP система?

На най-базово ниво ERP софтуерът интегрира различните функции в компанията в една цялостна структурирана система, ускорявайки процесите и подпомагайки информираността в цялата организация. Тук говорим за всички процеси, които са от съществено значение за управлението на бизнеса, включително управление на инвентара и поръчките, продажбите, доставките, склада, счетоводството, човешките ресурси, взаимоотношенията с клиентите (CRM), изготвянето на анализи и справки и др. Основната характеристика на всички ERP системи е споделената база данни, която поддържа множество функции и информация, използвани от различни бизнес единици. Това означава, че информацията се въвежда само веднъж и без допълнителни обработки намира своето отражение във всички свързани модули (например счетоводство, продажби и др.), като незабавно става достъпна за всички лица от различни поделения, оправомощени да я получават.

Системата за планиране ресурсите на предприятието подобрява ефективността в бизнеса чрез:

  • Интегриране на финансовата информация. Без интегрирана система някои отдели, като например финанси и продажби, обикновено ползват отделни системи, което впоследствие води до необходимост от съгласуване и излишна загуба на време.
  • Интегриране на информацията за движението на стоково-материалните запаси. ERP координира поръчките, производството, склада, счетоводството и дистрибуцията. Това улеснява значително процесите и минимизира грешките, поради въвеждане на данните само на едно място и последващото им използване от цялото предприятие, без опасност да се пропусне някой важен елемент
  • Стандартизиране и ускоряване на производството. ERP системите могат да стандартизират и автоматизират управлението на производството и поддържащите процеси. На база на структурираните процеси и натрупаната с времето информация, системата подпомага планирането на доставките на материали и компоненти, оптимизира използваемостта на машините и човешкия ресурс. Това спестява време и увеличава производителността.
  • Стандартизиране на доставките. При липсата на интегрирана система анализът и проследяването на покупките в предприятието е предизвикателство. По-големите предприятия например често откриват, че различни бизнес единици купуват един и същ продукт, без да получават отстъпки за обем. Инструментите за доставки в ERP подпомагат екипите, като идентифицират вече ползвани търговци, продукти и услуги.
  • Планиране на продажбите, производството и доставките. На база на предварително зададени ключови параметри, системата е в състояние да предвиди предстоящите продажби, включително техния ръст и сезонност. Тази информация се съчетава с данните на производствените спецификации и складовите наличности, договорите с доставчици и срока за доставка на поръчаните стоки и материали. Резултатът е план за доставки, включващ конкретни дати и обеми. По този начин се гарантира максимално оползотворяване на финансовите и логистични ресурси на компанията, увеличена обращаемост на материални запази и минимизиране на разходите и себестойността.
  • Управление на проекти и ресурси. Освен търговската и производствена дейност, ERP системите подпомагат и компаниите, работещи в сферата на услугите – с управлението на проекти, ресурсите за тяхното изпълнение, разпределянето на задачите и подзадачите във времето, отчетността и контрола върху изпълнението.
  • Улесняване на отчетността. Тъй като една съвременна ERP системата събира и систематизира информацията от всички основни бизнес процеси и звена, изготвянето на отчети е силно улеснено чрез използването на съответните модули в нея. Освен класическите таблични справки, ERP системите предлагат и обобщени ключови показатели, различни графични визуализации, както и динамични напомняния на потребителите за задачите, които им предстоят. Особено удобни са функционалностите за „drill-down”, които позволяват буквално с един клик, всяко число от справка, таблица или визуализация, да заведе потребителя до още по детайлна справка или директно до транзакцията, която е основният източник на данни.
  • Управление на взаимоотношенията с клиентите. Повечето ERP системи включват CRM инструменти за проследяване на всички взаимодействия с клиентите. Това дава представа за поведението и нуждите на клиентите, улеснява и автоматизира управлението на търговския процес, създава приемственост и проследимост, повишава качеството на обслужване и дава основа за дългосрочни отношения с тях.
  • Маркетинг автоматизация. В съвременния дигитален свят автоматизацията на маркетинга е критична за развитието на всеки бизнес. Информацията за клиентите, тяхното поведение, предпочитания и изисквания, дава основа и за управление и автоматизиране на маркетинговата дейност, организиране на кампании, анализ на последващите действия на потребителите и в резултат – оптимизация и планиране на бъдещите активности.

 

Какви бизнес предизвикателства решават ERP системите

ERP автоматизира бизнес процесите и подобрява производителността, увеличавайки вътрешнофирмената ефективност чрез намаляване на времето, необходимо за завършване на всеки един бизнес процес. Системите насърчават също така сътрудничеството чрез споделени данни, организирани около общи дефиниции и подпомагат екипната работа. Подобреното качество на данните и наличието на структурирана информация от своя страна създават предпоставки за изготвяне на отчети и анализи, улесняващи взимането на навременни и информирани бизнес и оперативни решения.

Благодарение на високата степен на стандартизация и автоматизация на процесите  се повишава гъвкавостта на бизнеса, което му позволява да се адаптира бързо към променящите се нужди на пазара.

Прочетете още: ERP системите в ИКТ индустрията в България – пазарен анализ

 

Как да се подготвите за успешно внедряване

Като начало, трябва да получите официално одобрение от висшия мениджмънт за внедряването и разбира се, за пренасочване на служители към изпълнението на този проект. За целта подгответе документи, където да дефинирате проблемите, които чрез ERP системата ще бъдат елиминирани, да опишете целите и обхвата й, разходите за внедряването, план и срокове, възможни рискове при имплементацията, както и прогнозните ползи. Потърсете ERP система, която най-добре отговаря на вашите нужди – проучете, поразпитайте, поискайте референции. Анализирайте бизнес процесите си и ги дефинирайте ясно. Това ще улесни в много голяма степен имплементацията и ще донесе търсените ползи. Добра идея е да ползвате външен консултант в целия този процес – това обикновено е оторизиран партньор на разработчика на ERP решението, което планирате да внедрите.

И така, след одобрение на инвестицията от страна на мениджмънта и изборът на конкретна система, е време да пристъпите към внедряването, в което ще вземете участие съвместно с компанията внедрител. Подберете добре екипа от ваши служители, който ще съдейства в процеса на внедряване. Той трябва да е съставен от ключови потребители от основните бизнес звена във вашата компания, които да участват пряко в процеса заедно с консултантите от страна на разработчика, отговорни за внедряването. Финализирайте договорите за ползване на софтуера, технологията и услугите по внедряване и поддръжка.  Следва съставяне на работен план и времеви срокове за изпълнение на проекта, включващ следните етапи: конфигуриране на софтуера, мигриране на  данните към новата ERP система, тестове, създаване на необходимата функционална и техническа документация, обучение на екипа ви за работа с новия софтуер. След приключване на внедряването проектът минава в етап на поддръжка от страна на интегратора. Важно е да предвидите мерки, включително на ниво мениджмънт, за ангажиране на служителите с използване на новия софтуер, защото това е ключов фактор за успеха на проекта.

Изхождайки от дългогодишния си опит на консултанти уверено можем да твърдим, че изборът на надежден партньор за внедряване е от най-голямо значение за успеха на вашия ERP проект, защото в ролята си на консултант той трябва да разбере вашата „болка“, да идентифицира проблемите, да прецени чрез какъв тип система те могат да бъдат решени, да предложи удачни варианти за решение и да разполага с нужната експертиза за реализация на проекта. В дългосрочен план изборът на подходяща система осигурява доброто управление на бизнес процесите в компанията ви, на което се базира добавената стойност към вашите клиенти. Софтуерът трябва да пасва най-добре на вашите нужди и да предоставя възможности за бъдещо надграждане с разрастване на бизнеса ви.

Ако се нуждаете от по-подробна информация или съвет за избор на ERP решение, нашите консултанти са готови да помогнат. Можете да заявите безплатна консултация чрез попълване на контактна форма.

 

*МСП – малки и средни предприятия

Няма коментари
Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

*

code Кликни върху символите за обновяване.

ERP системите в ИКТ индустрията в България - пазарен анализ - balkanservices.com
ERP
ERP системите в ИКТ индустрията в България – пазарен анализ

Необходимо време: 7 минути     Гост-автор: Людмил Стойчев CBN Pannoff, Stoytcheff & Co., независима агенция за пазарни и бизнес изследвания   ИКТ индустрията в България – защо се превърна в ключова за икономиката Какво представлява съвременната ИКТ индустрия в България? Софтуер, телекомуникации, системна интеграция, дистрибуция, офис хардуер, интернет, потребителска електроника, контактни центрове. Отговорът …

CRM
Облачният Бизнес софтуер – Облак, мъгла или цунами?

Необходимо време: 6 минути През последните години една от водещите теми в бизнес средите е тази за облачните технологии. Те ли са наистина бъдещето, доколко е сигурно данните ни да са в облака, какво печеля в замяна на инвестицията си и не е ли много рисковано информацията ми да е в облака са само …