Бултекс 99 подобри анализа на продажбите и управлението на наличностите си с BI решението businessPace

В индустрията на работното облекло и личните предпазни средства се управляват хиляди артикули, различни индустриални стандарти и заявки с кратки срокове, а вземането на навременни и точни решения е от ключово значение.

В такава динамична среда интелигентните технологии се превръщат в инструмент за постигане на оперативна яснота и бизнес предвидимост.

Софтуерите за анализ на данните дават възможност за обединяване, обработка и визуализация на големи обеми от информация, осигурявайки надеждна база за стратегическо планиране и ежедневен контрол.

Благодарение на нова Business Intelligence (BI) система ръководството на Бултекс 99 разполага с ясна, обединена и визуализирана информация за ключовите показатели за бизнеса си – в реално време. Софтуерът за анализ на данните на компанията се превръща в управленски навигатор в един динамичен и логистично сложен бизнес.

Бултекс 99 е пловдивска компания с 30-годишна история и сериозен пазарен дял. Специализирана в производство и доставка на защитно и работно облекло, внос и търговия с предпазни екипировки и лични предпазни средства, компанията се стреми към растеж и усъвършенстване както на професионалните компетенции, така и на стоките и услугите, които предлага на пазара. Към днешна дата Бултекс 99 има над 50 000 клиента, от които 15 000 корпоративни и предлага повече от 100 000 артикула (с оразмеряване). Компанията има 22 търговски обекта в страната, като и онлайн магазин.

За иновативна компания, с мащаба на Бултекс 99, използването на ERP система и електронни таблици се оказва недостатъчно, за да отговори на динамиката на бизнеса.

Управлявахме процесите чрез наличната ERP система, комбинирана с допълнителна обработка в Excel. Разчитахме на периодични и типови отчети, съставени от стандартни функционалности на ERP-то, допълнени с ръчно изградени анализи и импровизирани справки в електронни таблици.
Бяхме настроили автоматични актуализации и генериране на справки в извънработно време – рано сутрин или късно вечер – за да избегнем претоварване на системата през деня. В някои случаи обаче се налагаше процесите да се стартират ръчно, което създаваше допълнително натоварване.
Търговските ни екипи, включително служителите в магазините и търговските обекти, използват ERP системата активно ежедневно. Затова беше важно да гарантираме, че справките и анализите не блокират достъпа им до нея в работно време“, сподели Мирослав Славов, търговски директор в Бултекс 99.

В желанието си да автоматизират анализа и репортинга за продажбите си от Бултекс 99 се доверяват на консултантската компания Balkan Services и платформата за бизнес анализи businessPace.

Избрахме готово решение, което можехме да внедрим веднага и впоследствие да надграждаме. При сравнение с разработка от нулата, разликата в бюджета е съществена, а когато няма пълна яснота за възвръщаемостта, стартирането на подобен проект е трудно оправдаемо“, сподели Мирослав Славов.

Един проект с две фази

Първата фаза на проекта по внедряването на софтуера businessPace в Бултекс 99 обхаваща продажбите на компанията и отнема няколко дни.

Colibri ERP – системата на Бултекс 99 за управление на бизнеса е добре позната на екипа ни и през годините сме имали много добра колаборация с екипа от страна на внедрителя на ERP системата, това се случи и по време на внедряването на BI софтуера в Бултекс 99“, разказа Димитър Проданов, старши управляващ BI консултант на Balkan Services. Той подчерта, че това е един от факторите за бързата интеграция на businessPace в процесите на Бултекс 99.

По време на втората фаза на проекта, екипът на Balkan Services надгражда функционалностите на платформата, като добавя допълнителни източници на данни за наличности, движение на артикулите, доставки и поръчки.

Този последващ етап беше реализиран около година след първата фаза. В този период потребителите на системата, активно работеха с нея, което им помогна да придобият повече яснота, с каква допълнителна информация искат тя да се надгради“, обясни Димитър Проданов.

Как businessPace улесни анализите в Бултекс 99?

В ежедневната си работа екипът на Бултекс 99 следи ключови показатели като продажби, оборот и печалба, но също така и наличности, движение на стоки, минимални и максимални запаси, както и финансови потоци – включително просрочени задължения.

Всички тези показатели сме анализирали и преди, но процесът отнемаше значително време. Част от справките дори не бяха реализирани, въпреки че имахме ясна идея за тях – просто ресурсът не го позволяваше, а задачата отпадаше като приоритет“, споделят от компанията.

Една от най-полезните функционалности на BI софтуерът е свързана с периодичното отделяне на данните в ERP системата на компанията.

businessPace събира информацията за продажбите от съответния период и я репортва в един и същ момент. Това означава, че за да се направи историческа справка вече не е необходимо да се излиза от одитния период, за да се трансформират и обработват даннните в Excel, а това спестява време и усилия“, обясни Димитър Проданов, като допълни, че софтуерът черпи данни от 2019 г. насам.

С внедряването на businessPace процесът на анализ се трансформира – информацията достига до мениджмънта много по-бързо, което съкращава времето за реакция и подобрява вътрешната координация.

В момента можем своевременно да информираме търговските екипи въз основа на данните. Макар BI решението да се използва основно от петима ключови мениджъри, ефектът върху оперативната работа е осезаем – това е проект с реална стойност за бизнеса ни“, сподели Мирослав Славов.

Автоматизация без допълнителна инвестиция

В момента екипът на Бултекс 99 тества автоматични известия и справки в businessPace – например за просрочени задължения, изпращани по имейл или чрез Teams.

Научи повече: 5 ползи за фирмите от работата с Business Intelligence система

Оптимизираме работата си със системата така, че нужната информация да достига до хората без да е нужно всички да работят директно в нея“, поясни Мирослав Славов и добави:
„Дори и към настоящия момент поддържаме активна комуникация с екипа на разработчиците от Balkan Services. Мога да заявя, че сред всички продукти, които сме внедрявали до момента, именно с тях получаваме най-високо ниво на обслужване“.

Успешната интеграция на businessPace в Бултекс 99 е резултат от добро партньорство, ясно дефинирани цели и висока степен на ангажираност от страна на двете организации. Съчетанието от готова BI платформа и екип с практически опит прави businessPace устойчив инструмент за вземане на решения в реално време.

В Balkan Services притежаваме експертни познания в областта на бизнеса, технологиите и законодателството и говорим и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и ще ви посъветваме как да изберете правилната бизнес система за вашите нужди.