Край на времеемките репорти за наш клиент чрез автоматизация на над 100 справки

Да бъдеш пазарен лидер и да запазиш позицията си във времето е желана, но трудно постижима цел, която зависи от редица фактори. В свят на глобализация и дигитализация въвеждането и работата с модерни технологии за управление и развитие на бизнеса е сред задължителните условия за постигане на тази цел.

Пример за следване на политика за въвеждане на технологични иновации е наш клиент във висококонкурентния ритейл сектор. Преди повече от 10 години той се обърна към нас с нуждата от нова система за репортинг и анализи, породена от екстремното нарастване на обема от данни, с които оперира.

В резултат на сътрудничеството на двете компании е изградена цялостна BI система, която обхваща всички ключови звена в организацията и автоматизира изготвянето на над 100 справки. Внедреното Business Intelligence решение обединява данните от множеството системи, които компанията използва в различните си обекти и осигурява точна и навременна информация във всеки момент.

Как внедрената от екипа ни бизнес интелиджънс система спомага за поддържане на лидерската позиция на нашия клиент, разказваме в следващите редове.

За компанията

Историята на нашия клиент започва преди повече от 20 години, когато открива първия си търговски обект в България. Днес управлява над 30 обекта за продажби на дребно в страната, няколко в чужбина, както и платформа за онлайн поръчки, която през 2020 г. отбелязва ръст от над 200%. През последните години компанията успява да се наложи като еталон за качество и обслужване.

Ежедневни бизнес предизвикателства

Като лидер в бранша си, компанията се стреми към ефективни и оптимизирани ежедневни процеси: от обслужването в търговските обекти до всички оперативни звена като финанси, маркетинг, счетоводство, човешки ресурси и др. С развитието на бизнеса обемът от данни расте ежедневно, като за една година информацията само за продажбите възлиза на над 10 млн. реда. Обединението и анализът на подобен обем данни отнемат значителен времеви ресурс.

Ръстът на компанията пряко зависи от взимането на правилните решения в правилния момент, основани на верни и бързо достъпни данни. Настоящата система на организацията обаче трудно обработва и обединява внушителния обем от данни, изготвяните справки са непълни, а времето за тяхното съставяне нараства значително.

Решението за Business Intelligence система

Компанията осъзнава, че не би могла да се развива и задържи пазарната си позиция занапред без помощта на технологиите, затова решава да внедри нова система за бизнес анализи, която да обедини данните от основните звена във фирмата. Организацията започва своето проучване за водещите BI системи на пазара, като основен фактор за взимане на решение е възможността на репортинг платформата да обединява и унифицира огромния обем от данни на компанията.

До този момент във фирмата са внедрени разнородни бизнес системи на различните локации, което прави събирането и обработката на данни още по-сложна задача. В компанията ежедневно се използват 3 различни POS системи, ERP система, HR решение, софтуер за „тайни клиенти“, система за измерване на качеството, екселски файлове, което налага условието новата BI система да бъде съвместима с всяко едно от използваните решения.  

Поддържането на водеща пазарна позиция и стремежът към постоянно развитие налагат оптимизация на всички бизнес процеси и ресурси. Това означава, че търсената BI система трябва да бъде приложима и да обединява данните от всеки отдел в компанията.

След проведено обстойно проучване, компанията се обърна към нас в търсене на решение за своите бизнес предизвикателства. Бяха осъществени няколко поредни срещи, за да разберем в детайл нуждата на клиента, анализираме спецификите на неговия бизнес и предложим точното за него решение.

В резултат компанията избра да се довери на нашия екип за изграждане на цялостна система за бизнес анализи и репортинг.

Проектът е осъществен посредством BI платформата QlikView, която позволява създаване на индивидуални приложения, отговарящи на специфичните процеси и потребности на всеки клиент.

Етапи на внедряване на BI решението

Само месец след стартиране на съвместната ни работа, първото QlikView приложение започва да се ползва от служителите. То обхваща продажбения процес  и предоставя детайлни справки за:

• продажби;
• ценообразуване;
• заетост в обектите;
• ключови показатели (KPI’s)за оценка на служителите;
• наличности;
• информация от тайни клиенти;
• свързани продажби.

Два месеца по-късно са разработени още две BI приложения. Едното обхваща оперативни справки за:

• складови наличности;
• инвентаризации;
• ревизии;
• декомпозиране на себестойност на продукция;
• зависимост от доставчици;
• продукция и представянето ѝ;
• сезонност;
• липси;
• брак.

Другото BI приложение е предназначено за отдел „Човешки ресурси“ и е фокусирано върху представянето на служителите. То предоставя справки за:

• отработени часове;
• възнаграждения;
• текучество и др.

Следва разработване на BI приложение за отдел „Финанси“. То обединява и подпомага генерирането на:

• P&L (Profit and Loss) отчети;
• счетоводни баланси;
• парични потоци;
• управленски отчети за дълготрайни активи;
• персонализирани репорти, съобразно нуждите на потребителите.

При реализацията на BI проекта екипът ни преодолява редица предизвикателства като промени в системите на клиента, работа с различни POS системи в обектите, изготвяне на множество критерии и сечения за справки, непрекъснато нарастващия обем от данни в компанията.

Стъпка към следващо ниво на бизнес анализи с Qlik Sense

Като следващ етап на проекта,  компанията прави още една крачка напред в своите бизнес анализи като внедрява новото си приложение, вече изградено върху BI инструмента Qlik Sense –  BI решение от ново поколение, базирано на асоциативна база данни, което предоставя широки възможности за визуализация и е достъпно по всяко време и от всички устройства – компютър, таблет и смартфон.

Така компанията преминава към т.нар. “dual usage” (QlikView и Qlik Sense), съчетавайки успешно предимствата и на двете BI системи с цел по-гъвкави репорти, ясни визуализации и нови възможности.

Бизнес интелиджънс приложението е интегрирано със система за проекти и задачи, от която извлича данни и изготвя анализи за:

• Изпълнение на задачи;
• Степен на тяхното изпълнение;
• Натовареност на служителите и др.

Научете повече за Qlik Sense

Резултати от BI проекта

Ефективното сътрудничество между двете компании продължава и до днес, като всяко от разработените BI приложения има за цел да спомага поддържане на унифицираните стандарти в търговските обекти на компанията.  

С изграждането на цялостна BI система организацията си осигурява точни, навременни и детайлни репорти във всеки момент относно ключовите бизнес процеси. В процеса на работа е автоматизирано изготвянето на над 100 справки, които бизнесът използва за анализи на дневна база.

Само с няколко клика потребителите на системата за бизнес анализи могат да стигнат до необходимата им информация и да са сигурни и спокойни, че разполагат с верните данни, за да вземат навременни и информирани решения.

Използването на изградената цялостна BI система слага край на времеемките репорти и освобождава ценно време на служителите, което да бъде инвестирано в значимите за бизнеса дейности.

Вижте още: Как BI спомага за ръст на глобалните продажби в Балев Корпорейшън

Ще се радваме да споделите статията, ако Ви е била полезна 🙂

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса и технологиите, говорим и двата езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Изпратете ни вашите въпроси оттук >

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 640 проекта, от които над 400 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.