ОББ Интерлийз дигитализира репортинга си с BI системата Qlik Sense [интервю]

Златина Йотова, финансов директор в ОББ Интерлийз ЕАД, разказва от първо лице за внедряването, предизвикателствата и ползите от новото решение

Eдна от водещите български лизингови компании ОББ Интерлийз, част от белгийската банково-застрахователна група KBC Груп, се довери на нашия екип за реализирането на Business Intelligence проект, чрез който да дигитализира своите процеси в частта „Нов бизнес“ и „Портфейл“.

Разработената BI система се основава на платформата Qlik Sense и има за цел да отговори на нуждите на бързоразвиващия се лизингов бизнес. Тя е създадена само за няколко месеца – от април до октомври 2019 – а сред ключовите фактори за бързото внедряване са хибридният подход при управлението на проекта и тясното сътрудничество между екипите на нашите две организации.

Новата BI платформа предоставя справки, анализи, графични и статични визуализации, свързани с отчитането на продажбите и работата на търговците, със застраховането на активите, с оценяване динамиката на портфейла и пазарния дял на ОББ Интерлийз. Поради това за вътрешни цели я наричаме MIS (Management Information System).

Самото репортинг решение бе оценено от компанията като гъвкаво, динамично и с удобен интерфейс. Екипът ни осъществи също интеграция на BI решението с основните системи на компанията. Данните се актуализират по два пъти на ден и са достъпни онлайн в едно единствено приложение, което може да се ползва по всяко време и на всяко устройство.

Това позволява на специалистите в ОББ Интерлийз да поддържат реална картина за състоянието и развитието на бизнеса и да следят доколко заложените цели и бюджети се изпълняват. В допълнение това им помага по-лесно да вземат правилните решения в точния момент, както и навременно да откриват проблемите. Крайният резултат от внедряването на BI софтуера се оказва по-голям растеж на новия бизнес на лизинговата компания.

Златина Йотова е финансов директор в ОББ Интерлийз ЕАД и тя разказва от първо лице за читателите на нашия блог за внедряването, предизвикателствата и ползите от новото решение:

Г-жо Йотова, защо решихте да стартирате BI проекта?

– Имахме нужда от автоматизация на целия репортинг процес по отношение на новия бизнес на компанията, тъй като след придобиването ни от KBC акцентираме изключително върху неговото развитие. Преди разчитахме основно на ръчни обработки на бази данни, извлечени през Excel, а това отнемаше много време и ресурс. Докато сега чрез Qlik Sense имаме възможност да се съсредоточим върху анализа на данни.

Той ни помага да базираме нашите управленски решения на актуални данни, поднесени по много по-видим начин, което увеличава бързината за вземане на решение, съответно и конкурентоспособността на компанията като цяло. За да бъдем лидер на пазара, на нас ни трябваше конкурентно решение и затова се ориентирахме към този проект.

Как избрахте именно тази BI платформа?

– Като част от анализа на видимостта (visibility analysis), проучихме кои компании какви софтуери и BI инструменти предлагат и описахме всички предимства и недостатъци спрямо нашите нужди. В началото се колебаехме между QlikView и Qlik Sense.

Съответно трябваше да определим кое повече ще съответства от гледна точка на сървърите и изискванията за сигурност на нашата система. В крайна сметка се постигна едно перфектно решение, което успешно внедрихме. Това е особено важно, защото има много проекти с добри инициативи и добри цели, но само около 65%-70% от всички биват завършвани.

Как се промени работата на служителите след приключване на проекта?

– Първо, в момента достъп до новата система имат не само екипът от репортинга и всички, които са работили по проекта, но и почти целият екип продажби – т.е. хората, които отговарят за новия бизнес. Този достъп е онлайн и не само мениджмънтът на компанията, а всички, които са въвлечени в „Новия бизнес“ в момента имат директна връзка. Това означава, че когато в основната ни система започне обработката по лизинговане на актив, то ние във финансовия отдел получаваме информация за това.

Така непрекъснато можем да правим сравнение с бюджета, целите, с ключовите показатели, което преди беше много трудно да следим и на практика не го правехме в рамките на месеца, а след неговото приключване с Excel. Сега всичко се вижда на ежедневна база и независимо къде си, можеш да направиш всякаква справка. Също така структурата на данните е отлична, което е много добра база за по-нататъшното развитие.

Нашият фокус е изключително върху новия бизнес, съответно притежавайки този мощен инструмент, веднага можем да анализираме данните и резултатите, които има на ежедневна база, без да губим време и ресурси, за да извличаме информацията. Така се съсредоточаваме върху анализа и вземането на правилните решения в точния момент, което е много важно в нашата динамична среда.

Освен това сега имаме по-добра възможност да подобряваме качеството на данните, тъй като веднага виждаме къде има проблем и го отстраняваме мимоходом и навреме. Това е голяма промяна за нас.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Засичали ли сте колко време ви е отнемала ръчната обработка на данните преди, съпоставено със сегашния момент?

– Преди правихме разбивка по различните канали за продажба, по сегменти, по активи, но нямахме тази пълна картина и сравнението с бюджета, както сега я имаме онлайн. Затова е несъпоставимо и като време, и като ресурс, и като обхват. Не мога да цитирам точни цифри, защото това значи да сравнявам различни неща.

Преди репортингът беше съсредоточен в малко на брой хора, а трябваше да се подготвя и за мениджмънта, и за групата, и за акционерите, като всичко беше на базата на Excel. Сега сме много доволни от това, което имаме, макар и засега само в сферата на новия бизнес.

Г-жо Йотова, кои бяха основните предизвикателства, с които се сблъскахте по време на проекта?

– Основното предизвикателство лично за нас беше, че трябваше да планираме ресурсите като време и участници, така че да се изпълняват текущите задачи и срокове и в същото време да остава ресурс за проекта. Другото ни голямо предизвикателство беше непрекъснатото актуализиране на изискванията, които идваха от мениджмънта и колегите от отдел „Продажби“ към самата система и репортинга.

Освен това едновременно с внедряването на бизнес интелиджънс платформата по-голям екип от отдела по продажби работеше по друг проект, който е насочен към нашите клиенти. С други думи, два големи проекта се внедряваха успоредно и трябваше да бъдат свързани с основаната ни система, с която управляваме цялостно лизинговата ни дейност. Така че този ъпгрейд водеше до нови изисквания, които трябваше да разрешим на момента, и налагаше много бързо да реагираме в настройките на BI системата.

Същевременно поставяхме и основата на самия нов бизнес като рамка и начин на работа. Беше особено важно да настроим философията и структурата така, че после да сме много гъвкави и да правим всичко, което непрекъснато се изисква от динамиката на бизнеса.

Но ние бяхме благоприятствани, че попаднахме на такива колеги от Balkan Services, с които като хора и личности много си допаднахме. Поради изискванията за сигурност, които са ни наложени от групата, работихме заедно в нашия офис и се виждахме с тях почти всеки ден. Така в хода на работата с тях станахме един екип.

В заключение, нека да обобщим кои за Вас са основните ползи от внедряването на BI системата?

– На практика благодарение на BI инструмента постигаме не само автоматизация, но и бърз растеж на самия нов бизнес. Сега не губим време в това постфактум да правим репортинг, а на базата на тази BI платформа постигаме растеж и вземаме бързи и адекватни решения, залагаме правилните ключови показатели, мотивационни схеми и като цяло изпълняваме прогнозите за ръст на лизинговия портфейл, който сме заложили в бюджета. Това за мен е най-голямата полза.

Прочетете още: Business Intelligence – какво, за кого и защо

Сред другите предимства е перфектната визуализация на момента, която ни дава най-различна подробна информация по отношение на сегментите, на типа активи, каналите за продажба, през различните агенти, всякакви видове разбивки и сегментации със съответните визуализации като дашбордове.

Всичко това се наслагва и ни дава конкурентно предимство и на практика постигаме по-добри резултати в новия бизнес, което е най-важното за нас като компания, за акционерите и цялата група. Данните от първите два месеца на година показват следното: през февруари имаме 111% изпълнение на бюджета, а от началото на годината до края на февруари този процент с натрупване е 106%, което е страхотно. Според мен реализирането на този проект има значение за цялостното бизнес развитие на нашата компания.

В тази връзка планирате ли да разширите обхвата на BI приложението в бъдеще?

– Имаме желание да продължим да обновяваме BI системата, като включим също така кредит риск рeпортинга. Като цяло това ще ни позволи да следим развитието на качеството на нашия портфейл от гледна точка на кредитния риск, който сме поели, както и да правим съпоставка с риска, който сме заложили в плана ни за развитие. Не искаме да спрем дотук, а напротив – искаме да продължим. Смятам, че е постижимо – пак е въпрос на добро планиране, на добра организация, на екипна работа и мотивация.

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 🙂

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени успешно над 640 проекта, от които 400+ в областта на Business Intelligence. 

Подходяща ли е системата за бизнес анализи Qlik Sense и за вашата дейност?

Заявете безплатна консултация чрез попълване на контактна форма, експертите ни ще отговорят на всички ваши въпроси.