“Куадрант Бевъриджис” и Oracle NetSuite: Зад кулисите на един от най-големите ERP проекти, реализирани от Balkan Services

Когато един от най-големите производители и разпространители на напитки в страната търси начин да ускори дигиталната си трансформация, решението минава през Облака – и през български консултант.

„Куадрант Бевъриджис“ АД („Куадрант“) е българското звено на чешката група Mattoni 1873 и отговаря за производството и дистрибуцията на някои от най-разпознаваемите марки безалкохолни напитки у нас PepsiCo – Pepsi, Mirinda, 7UP, Evervess и Prisun. Компанията също така е официален дистрибутор на студения чай Lipton, а от 2021 г., развива пазарното присъствие на изворна вода RILANA в България.

На групово ниво Mattoni 1873 е водещ производител на минерални и изворни води в Централна Европа, с присъствие в осем държави, 11 производствени бази и над 3000 служители. В контекста на нуждата от модернизация и по-добра интеграция между системи и процеси, Mattoni 1873 стартира търсене на нова ERP платформа за „Куадрант“. Причината – ограниченията на използваното, дотогава решение. Компанията по естествен път достигала до етап, в който било наложително да се направи избор между тотална реимплементация на съществуващия софтуер и внедряване на друга ERP система (Enterprise Resource Planning, на български „планиране на ресурсите на предприятието“).

Ключов фактор при вземането на решение да бъде внедрен изцяло нов софтуер били не само функционалностите на системата, а и внедрителят. Стратегически приоритет за компанията бил системата да бъде устойчиво поддържана и развивана от местна компания, тъй като това гарантира по-бърза реакция, по-добро разбиране на локалните данъчно-счетоводни изисквания и дългосрочна стабилност на решението.

За нас беше важно новата система да покрива и изискванията за приемането на еврото в България“, допълни Красимир Кондев, главен финансов директор на „Куадрант Бевъриджис“.

След анализ на възможностите, от Mattoni 1873 се спрели на облачното ERP решение Oracle NetSuite и поверили изпълнението на проекта на българската консултантска компания „Балкан Сървисис“.

Този избор на партньор се основавал на способностите на екипа на консултантската компания да управлява комплексни проекти и да осигури пълно ресурсно обезпечение, включително и на място.

Изборът на система се базирал на високата адаптивност и възможностите за персонализация на Oracle NetSuite. Облачното ERP решение се отличава с лесна интеграция с други приложения и системи, което улеснява свързването му с вече съществуващи бизнес решения. Платформата предлага богати възможности за къстамизация, които позволяват да се отговори на специфичните изисквания на всеки бизнес.

Сред ключовите предимства на софтуерът е наличието на широк набор от вградени модули и функционалности – като особено важен за „Куадрант“ е модулът за управление на складове (WMS).

Допълнително удобство на системата е възможността потребителите да имат достъп до нея от всякакви устройства и от всяко място, директно през уеб браузър.

Две основни цели на проекта

Задача номер 1 в проекта по внедряването на софтуер NetSuite в „Куадрант“ е осъществяването на пълна подмяна на съществуващата ERP система. Тя трябвало да се реализира паралелно на внедряването на нов SFA (Sales Force Automation) софтуер, като бъде осъществена пълна интеграция с това решение. Тази цел е реализирана успешно от екипа на „Балкан Сървисис“, като от самия старт на SFA системата, тя е захранвана изцяло с данни от новото ERP.

Втората ключова цел на проекта е осигуряването на пълна партидна проследимост чрез системата, която до момента на внедряването на софтуера се осъществявала чрез ръчни справки.

В бизнес като този с хранителни стоки и напитки има изисквания за проследимост. Това означава, че при евентуален проблем с дадена партида компаниите трябва не просто да знаят на кой са я продали и да я изтеглят, но и да знаят назад по веригата – кога е произведена партидата, от какви материали и от коя партида са въпросните материали“, обясни Слави Славов, Principal Consultant and Partner в „Балкан Сървисис“.

Обхват на NetSuite: от производство до групов репортинг

Внедреното ERP решение покрива всички основни бизнес дейности на „Куадрант“: производство, търговско управление и търговски политики, промоции, склад, продажби, покупки, счетоводство и финанси.

Ключов модул на NetSuite е системата за управление на склад (WMS – Warehouse Management System). По време на реализацията на проекта е осъществена интеграция с ERP системата за проследяване на материали и стоки по партиди и срок на годност. В тази връзка в „Куадрант“ са въведени нови смарт устройства за работа с този модул на ERP системата.

Автоматизация на трансферите между EDI канала (Electronic Data Interchange) на 6 клиента (големите търговски вериги) и ERP системата.

С реализацията на проекта е автоматизирано зареждането на информация за продажбите на дистрибуторите (Sell Out данни) в ERP софтуера. Това включва подготвяне и подаване на данни за продажби към SFA и транзакции към NetSuite, автоматизирано изчисляване на SellOut промоции, процедури за идентифициране на разлики в данни, кредитни известния за бонуси и отстъпки към дистрибутори.

Решението обхваща широк спектър от бизнес дейности, сред които са производствените процеси, автоматизираното издаване на сертификати, етикиране на палети (SSCC) и пълната права и обратна партидна проследимост. Включени са още търговското управление (с акцент върху търговски политики и промоции), складовата логистика и доставките, продажби, покупки, както и финансово-счетоводната отчетност. Освен това, системата осигурява аналитични справки, необходими за вътрешен контрол и докладване на групово ниво.

Като следваща стъпка на проекта, ERP системата ще обхване договорите на „Куадрант“ с индиректните клиенти.

Прочети още: Как да изчислите възвръщаемостта от инвестиция в ERP система? (част 1)

Проследимост и автоматизация на обмяната на документи и на репортинга

Проектът не просто улеснява, а трансформира ежедневната работа на вътрешните екипи на „Куадрант“. Директните потребители на системата са 75, но чрез останалите системи (SFA и WMS модула) по-голямата част на екипа на компанията вече разчита на по-високо ниво на автоматизация, пълна прозрачност и значително повишена ефективност.

Благодарение на интеграцията със SFA софтуера, NetSuite осигурява пълна яснота за пазара със стоките на PepsiCo.

Вече имаме много по-голяма видимост за това какво се случва с всяка една стока, която се доставя до клиентите ни без значение дали те са големи или малки“, обясни Красимир Кондев.

Слави Славов илюстрира тази интеграция със следния пример:

Представете си квартален магазин, в който има витрина с продуктите на PepsiCo. Търговският представител на „Куадрант“ снима витрината и на устройството му чрез изкуствен интелект се преброява всичко налично.
Освен това системата подава информация дали витрината е подредена спрямо изискванията, има ли достатъчна наличност, какви са подходящите за този магазин текущи промоции, какви са договорните отношения на магазина с производителя и до каква степен са изпълнени поставените тримесечни, шестмесечни или годишни цели. Така търговецът може да комуникира лесно и ефективно с управителя на магазина, и дори да вземе на място поръчка за нова доставка.
Тази автоматизация е възможна, защото ERP системата се грижи за събирането и обобщаването на всички данни, както и за последващото им предаване към SFA софтуера“.

Съществено въздействие върху дейността на компанията има и внедрената WMS в рамките на NetSuite, която позволява ефективно проследяване на партиди и доставки.

Значителна полза носи и интеграцията с EDI системата, осигуряваща автоматизирана електронна обмяна на документи с големите клиенти. Тя не допуска разминавания при изпращането и получаването на фактури, като резултат подобрява отчетността и паричните потоци.

От финансова гледна точка, новата система улеснява достъпа до документи – всяка фактура е дигитално архивирана и придружена от сканирани приложения (договори, доставни бележки), което премахва необходимостта от ръчно търсене и сканиране.

Ако искам да видя някоя фактура или осчетоводяване, мога да проследя целия процес в системата“, обясни финансовият директор на компанията.

Репортингът към групата е друго голямо облекчение за „Куадрант“, защото в голямата си част той е автоматизиран.

Колкото голям, толкова и предизвикателен проект

Комбинацията между комплексни бизнес изисквания с взаимосвързани зависимости и системните особености на NetSuite постави проекта пред редица консултантски и технически предизвикателства. Те наложиха преосмисляне на първоначалния план, включително обхвата, етапите и начина на работа. В резултат бе изготвен нов, реалистичен график, който отчете както нуждата от допълнителна разработка, обучение и тестване, така и сезонните особености на бизнеса.

Частичният Go-Live на 1 април 2024 г. успешно подкрепи старта на SFA системата, а пълната продуктивна реализация на NetSuite се случи на 1 октомври 2024 г. Важно е да отбележим, че екипът на „Куадрант“ демонстрира високо ниво на ангажираност и партньорство, което бе ключово за поддържане на фокуса върху доставянето на стабилно и завършено решение в рамките на календарната година — стратегически важен срок и за двете страни.

Project management зад проекта

В процеса на репланиране на проекта екипът на „Балкан Сървисис“  предприе редица стратегически мерки за оптимизиране на обхвата и ускоряване на изпълнението.

В подобни комплексни, сложни и продължителни проекти, разбираме, че голяма част от трудностите, с които се сблъскваме като екип, са свързани с начина, по който си взаимодействаме и разчитаме един на друг. Опитахме се да увеличим ползата от обратна връзка, особено в еврестични ситуации свързани със специфични бизнес изисквания, където нови прозрения и решения възникват в хода на изпълнение на проекта и налагат бърза адаптация понякога дори и с преправяне или пренаписване на цялата внедрена логика за определен процес“, поясни Найри Масихи, ръководител Отдел управление на проекти в Balkan Services и част от Project management екипа на проекта.

В този контекст тя допълни, че в хода на внедряването на NetSuite в „Куадрант“ някои от функционалните изисквания били опростени, а определени бизнес процеси – преосмислени.

Работната методология била трансформирана чрез внедряване на agile практики и ритуали – създаден бил Backlog (приоритизиран списък със задачи) под формата на Kanban board за визуализация на задачите, а ежедневните екипни срещи осигурили по-добра синхронизация. Заявките за промени в проекта били управлявани внимателно.

Приоритетите били преразглеждани динамично, но в рамките на стриктен контрол. Компоненти, които не били критични за успешното достигане на Go-Live, били идентифицирани и планирани за реализация в рамките на удължената Hypercare фаза, която от два месеца била разширена на три.

Обучението било фокусирано върху ключовите потребители, които поели отговорността да подготвят останалите.

По време на UAT (User Acceptance Testing) била поддържана висока степен на организация и отчетност, като след първоначалното тестване е решено да не се провеждат end-to-end тестове, а само regression testing на променените или нововъведените компоненти. За осигуряване на капацитет и темпо, към екипа били добавени нови ресурси.

Фокусът на екипа по управление на проекта бил насочен към насърчаване на добри практики, базирани на принципите на итеративна работа с редовна обратна връзка, както и активното сътрудничество и осигуряване на видимост във всеки етап от изпълнението. Тези принципи били водещи при вземането на решения за адаптацията към динамичните условия на проекта, включително при промени в обхвата, приоритетите и темпото на работа.

Проектът беше изключително сложен. В момента, в който стана ясно, че нещата не се развиват по очаквания начин, беше взето колективно решение за промяна, а ключова роля изигра екипът на Project Management от страна на Balkan Services.
С тяхната навременна намеса, високо ниво на професионализъм и отлично структуриране на процесите, проектът беше върнат в правилната посока. Благодарение на фокусиран и компетентен подход – както по отношение на бюджетите, така и по управление на задачите, сроковете и блокиращите фактори – се постигна необходимата прозрачност и контрол. Комуникацията беше постоянна и целенасочена, всяка пречка се адресираше своевременно, а взаимозависимостта между задачите се управляваше с внимание и проактивност“, обобщи Красимир Кондев.

Професионализъм, екипност, приемственост

С реализацията на този проект консултантите на Балкан Сървисис доказаха, че притежават висока бизнес, финансово-счетоводна и техническа експертиза да приспособят системата, така че да удовлетворя специфични и нестандартни бизнес изисквания.

Прочети още: ERP системите и ЕВРОТО – как да се подготвите? (ОБНОВЕНА)

Като Project Manager определям екипа като ключов фактор за успех в един проект, да не забравяме че проекти се правят от хора за хора“, отбеляза Найри Масихи и допълни: „В управлението на проекта тясно си сътрудничихме с Красимир Кондев, който в рамките на проекта се прояви като отговорен и разумен product owner, определящ и пририотизиращ изискванията от страна на „Куадрант“ и активен project manager партньор“.

Слави Славов също отбеляза високото ниво на професионализъм от страна на екипа на „Куадрант“ като фактор зад успеха на проекта:

Важно е да подчертаем, че не само ръководният екип на „Куадрант“ прояви впечатляващо ниво на отдаденост и отговорно отношение към проекта. Аз съм впечатлен и от останалите служители, с които първите дни от пускането на системата имах възможност да работя на терен в склада. Срещнах хора, които през цялото време поддържаха интерес и желание да научат как да работят с новите устройства с инсталираното WMS приложение, задаваха въпроси и предлагаха идеи за оптимизация, имайки невероятно желание да направят нещата по-добре. Целият екип на „Куадрант“ положи много усилия, бяха добронамерени и внимателни през цялото време, проявиха търпение и старание във всеки аспект“.

Изборът на локален партньор за внедряване на бизнес софтуера носи значимо предимство в периода на hypercare, тъй като позволи на проектния екип да присъства физически на място – в офисите, склада и в производството на компанията.

Едно от нещата, които най-много ценя след завършването на проекта, е фактът, че екипът, който в момента поддържа системата и с когото ежедневно комуникираме, всъщност е същият екип, който я е имплементирал. Това създава безпроблемна приемственост и елиминира пропуските в знанието, които често възникват, когато поддръжката се поема от нови хора, непознати с детайлите на решението.
Този подход значително улеснява и ускорява решаването на възникнали казуси, защото експертизата е вече натрупана и не се губи време в опознаване на системата. А това е особено важно, тъй като ERP системата е жива и постоянно развиваща се платформа – тя не приключва с първоначалната имплементация.
Както бизнесът се променя и изисква нови процеси, така и системата трябва да се адаптира и надгражда. Наличието на поддържащ екип, който познава из основи архитектурата и логиката на решението, е не само практично, но и стратегически ценно за нас като организация“, каза в обобщение Красимир Кондев.

Чрез този предизвикателен проект, екипът на Balkan Services доказа една от ценностите на компанията, а именно „Винаги завършваме започнатото“.Непрекъснато се развиваме и търсим начин да бъдем надежден партньор за дигитализация, който познава добре бизнеса на своите клиенти, съпътства ги по пътя към бъдещите успехи и се развива заедно с тях.

Никой бизнес в днешно време не може да се развива и да бъде конкурентен без ползването на ИТ системи. Изборът на точното софтуерно решение и внедряването му е сложно, трудно, но критично важно решение.

В Balkan Services имаме експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система според вашите нужди.

Balkan Services подкрепя бизнесите по пътя им към дигитална трансформация от 2006 г. досега. Вече помогнахме на над 270 компании да дигитализират своя бизнес чрез внедряване на утвърдени софтуерни решения и управление на ИТ инфраструктурата.