Как бизнес лидерите се адаптират във времена на несигурност – решение в 3 стъпки [наръчник]

В бизнеса постоянно настъпват промени, към които компаниите трябва да се адаптират. Но когато са изправени пред необичайни събития, бизнес лидерите е необходимо да направят реалистична оценка на инструментите, технологиите, процесите и най-вече стратегиите, с които разполагат.

Да се управлява една компания във времена на несигурност изисква прилагането на аналитичен подход, при който вниманието да е насочено към видимостта, контрола и гъвкавостта.

Яснотата във всеки момент за паричните потоци, вземанията, проектите, запасите и оперативните рискове е от критично значение.

С толкова много важни решения, които трябва да се вземат, ръководителите имат нужда от верни и актуални данни във всеки момент.

Не всички компании обаче биват засегнати в еднаква степен от динамичните промени в бизнес средата. Тази статия е своеобразен наръчник за ръководителите на развиващи се компании, които са предизвикани да променят подхода си в голяма степен, за да продължат да бъдат конкурентоспособни.

За тези организации е важно да си зададат следните три въпроса:

1. Какво е състоянието им в момента?
2. Какво могат да контролират сега?
3. Как да се адаптират максимално бързо към новата реалност?

 

1. Видимост: Критична оценка на състоянието на бизнеса

Достъпът до капитал е важен по всяко време, но в кризисни ситуации неговото значение е още по-ключово. Спадът в търсенето или прекъсването на веригата на доставки оказва незабавен ефект върху паричните потоци.

Ликвидността може да се превърне в проблем, ако не са предвидени резерви. Това важи в особена степен за по-малките компании, които често имат нужда от достъп до кредитни линии като част от обичайната дейност.

Важно е да се направи оценка на наличните ресурси, неплатени задължения и несъбрани вземания.

Следва създаването на оптимистична прогноза за необходимите парични средства за поддържане дейността на компанията за различни периоди от време, въз основа на направена оценка след колко време би се възобновила нормалната дейност на фирмата.

Ключово е да се определят необходимите бъдещи действия, базирани на точна и актуална финансова информация, както и сценарии от типа „какво ще се случи, ако …“.

 

✅ Чеклист за подобряване на видимостта

 

1.  Актуализирайте счетоводния си баланс, за да определите общите активи (парични средства, вземания, нефактурирани вземания и др.), като поставите акцент върху ликвидността (налични парични средства);

2. Определете пасивите (задължения, кредити и др.) и преценете дали някои плащания могат да бъдат отложени;

3. Определете какви парични средства са ви необходими в краткосрочен план;

4. Направете оценка за риска на вземанията с оглед на настоящата бизнес среда, с очакването, че:

• Периодите за погасяване на задълженията ще се увеличават;
• Несъбираемите вземания също може да се увеличават.

5. Направете изчисления за най-вероятните сценарии, за да оцените количествено въздействието върху приходите и разходите, паричните потоци и счетоводния баланс при краткосрочни, средносрочни и дългосрочни дестабилизации.

Прочетете още: Мерки за преструктуриране на фирмения бюджет в условията на криза

 

2. Контрол: Определяне на краткосрочните приоритети

Във времена на трудности и несигурност е разумно да се обърне внимание на основни аспекти като процеси, производителност и хора.

 

Процеси

Повечето компании имат 12-месечен бюджетен цикъл и изпълняват стратегически планове с по-дълги срокове.

Но в периоди на несигурност се налага фокусът да се премести от дългосрочните към краткосрочните приоритети: осигуряване на средства за заплати, намаляване на разходи, поддържане на ликвидността.

Решенията занапред зависят от начина на определяне на приоритетите. В такъв момент комуникацията е от ключово значение, защото във времена на криза хората се притесняват.

Колкото по-ясни са заложените цели, толкова по-добре всеки член на екипа разбира каква е неговата роля и какво трябва да се постигне.

В периоди на растеж е допустима известна степен на неефективност. Това обаче е немислимо, когато се налага компаниите да ограничават разходите.

Когато настъпят времена на икономически спад, отстраняването на причините за ниска ефективност чрез промяна на недобре работещи процеси и/или автоматизация на ръчни задачи може да подобри паричните средства в краткосрочен план и да постави компанията ви в по-добра позиция за растеж в бъдеще.

 

✅ Чеклист за процеси

 

1. Използвайте период от 30 – 45 дни, за да планирате незабавните действия. Създайте разчети за непредвидени обстоятелства въз основа на различни предположения за допълнителни действия, които може да се наложи да предприемете;

2. Направете оценка на множество сценарии през периода на планиране:

• Как ще се финансира дейността, ако бизнес средата не се подобри?
• Как ще се променят приоритетите, ако бизнес средата още се усложни?

3. Могат ли да се направят промени, които да подобрят състоянието на вашата фирма в краткосрочен план?;

4. Направете преглед на бюджетите, за да се уверите, че не правите разходи за бъдещи инициативи, които е възможно да не се случат;

5. Идентифицирайте източници на парични средства, дори и да не са ви необходими към момента;

6. Преразгледайте условия за плащане към доставчици и други задължения, за да максимизирате наличните парични средства;

7. От изключителна важност е финансовият контрол, особено по отношение на функциите, свързани с паричните средства и изравняването на салда по сметки. Ключови стъпки за контрол на разходите са:

• Създаване на процес на одобрение за всички разходи;
• Равняване на всички салда по банки и разчети с доставчици;
• Настройка на предупреждения за закъснели плащания, за да можете да реагирате своевременно.

Прочетете още: Добрите практики, които приложихме в кризата

 

Производителност

Следенето на ключови показатели за изпълнение (KPI’s) е особено важно при нестабилна икономическа обстановка.

С помощта на ключовите показатели собственици и управители на компании могат да засичат проблеми, свързани с представянето на бизнеса и навреме да предприемат необходимите действия.

Препоръчително е ключовите показатели да се проследяват в реално време, тъй като стандартните месечни или дори седмични отчети не могат да послужат за ранно предупреждение.

 

✅ Чеклист за производителност

 

1. Брой дни за погасяване на задълженията (DSO) показва средния брой дни, необходим на клиентите за плащане на фактури. Колкото по-малко е това число, толкова по-добре, но в кризисни периоди може да се очаква, че някои клиенти ще се отклонят от средното ниво, на което компаниите трябва да реагират своевременно;

2. Макар и обикновено да се свързва с производството, за повечето фирми е важно да проследяват продължителността на цикъла, т.е. времето от започване на производството до приключване на поръчката. Съкращаването на производствения цикъл позволява по-кратко време за изпълнение на поръчките, което от своя страна увеличава удовлетвореността на клиентите и подобрява паричния поток;

3. Проследяване на времето за счетоводно приключване – брой дни, необходим на вашия финансов отдел за изготвяне на отчет за приходите и разходите (P&L), счетоводен баланс и други анализи, чиято цел е да ви ориентират за наличните парични средства в момента. Препоръчително е да се измерва в дни, а не в седмици или месеци;

4. Други ключови показатели, чиято важност се увеличава по време на криза, са брутен марж на печалбата, удовлетвореност на клиентите и общи и административни разходи като процент от текущите приходи.

 

Хора

Непредвидимите събития могат да бъдат дестабилизиращи за хората, а това да намали продуктивността им. Честата комуникация, насочена към притесненията на служителите, е признак на добро управление.

Информирайте хората какво се случва с компанията, дори когато новините не са толкова добри.

Ангажираността ще помогне за намаляване на текучеството. Загубата на опитни, продуктивни членове на екипа затруднява постигането на добри резултати, когато ситуацията се нормализира.

Полагането на максимални усилия за задържане на служителите поставя компаниите в много по-добра конкурентна позиция в бъдеще.

 

✅ Чеклист за хора

 

1. Ръководителите, които искат да намалят разходите за труд, трябва да помислят за стратегии като съкращаване на работното време или предлагане на неплатен отпуск, вместо да съкращават хора. Някои компании временно намалят заплатите в различна степен, което обикновено се отразява в най-малка степен на служителите с най-ниски възнаграждения спрямо заплатите на ръководството.;

2. Проучете предлаганите от правителството програми, насочени към стабилизиране на безработицата;

3. Ако все пак се налага да намалите екипа, за да поддържате бизнеса си, преценете каква подкрепа можете да предложите, ако това е възможно, и се уверете, че е съобразена с разпоредбите в държавата.

 

3. Гъвкавост: Как да се адаптирате, за да бъдете успешни след кризата

Периодите на криза са трудни, но не продължават вечно. В даден момент икономиката се стабилизира. И докато някои фирми водят борба за оцеляване, други са добре подготвени когато се появят възможности за развитие.

Как го правят?  Необходима е креативност.

След като сте се справили с краткосрочните предизвикателства, помислете как да установите добри позиции на пазара, когато икономическите условия се стабилизират и настъпи отново период на икономически растеж.

Ръководителите, които съумеят да фокусират усилията на най-добрите си служители за развитие на предлаганите продукти и услуги, ще се позиционират добре и ще имат възможност да разраснат своя бизнес.

Важно е да се има предвид, че промяната на предлаганите продукти и услуги не се случва лесно през периодите на възход. Периодът на забавено икономическо развитие може да бъде идеалното време за реализация на иновативни идеи.

Напълно възможно е да не ви достига капитал, но да има имате избор от множество възможности за инвестиции, независимо дали чрез вътрешни инициативи, придобивания или нови стратегически партньорства.

Възможно е да можете да си осигурите капитал при много изгодни условия, да направите ключови придобивания на изключително ниска цена, както и да получите атрактивни условия от партньори и доставчици за развиване на нов бизнес.

От жизненоважно значение е мениджърите да определят внимателно подходящия момент за инвестиция с оглед възстановяването на бизнеса, за да се позиционират по начин, който позволява да се извлече максимална полза от растежа, който неизбежно ще се върне.

 

✅ Чеклист за подобряване на гъвкавостта

 

1. Служителите познават вашата дейност и клиенти, затова можете да ги насърчавате да предлагат идеи за генериране на нови приходи;

2. Помислете в кои области сте срещали предизвикателства при наемането на служители преди няколко месеца и подгответе служителите си с необходимите умения, за да сте готови когато икономическата обстановка се промени;

3. Потърсете нови начини за комбиниране на ваши продукти и услуги, както и за тяхното подобряване, като например преминаване към модел на предлагане на вашия продукт като услуга (as a service), за да получавате постоянни месечни приходи;

4. Преразгледайте ценовата си стратегия – класическата тактика за определяне на пределни доходи, равни на пределни разходи (MR = MC), все още работи в някои случаи, но можете да разгледате също как софтуерните компании постигат „ръст базиран на продукта“ или как да направите пакет от продукт или услуга заедно с абонамент за консуматив или месечна поддръжка.;

5. Анализирайте на кои нови или слабо разработени пазари или пазарни ниши бихте могли да навлезете;

6. Осигурете възможно най-висока ефективност на веригата на доставки, включително чрез разширяване на мрежата от доставчици;

7. Проведете разговори с ИТ директора и с оперативния директор на вашата организация какви технически нововъведения или подобрение на процеси са на първо място в списъка им с желани промени. Това може да включва отказ от закупуване на скъпи технологии в замяна на използването им като услуга, което осигурява по-голяма гъвкавост, или преоборудване на спряна поточна линия с цел автоматизация.

Прочетете още: Кризата – време за иновации, реорганизация и дигитализация

 

Няколко насоки и едно решение

Всички големи кризи променят средата, както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Управлението на бизнеса във времена на несигурност е и изкуство, и наука.

Установете строг контрол върху паричните средства и зорко следете счетоводния баланс. Вслушвайте се в служителите, клиентите, акционерите и другите заинтересовани страни.

Комуникирайте. Бъдете максимално честни и открити. Мислете различно, така че след отминаване на кризата, вашата компания да е подготвена за постигане на успех.

Разбирането в дълбочина на нуждите на вашите клиенти ще ви помогне да се справите с неизвестното и с новите модели на работа. Обмислете как да елиминирате част от неизвестните.

NetSuite помага на компаниите да намалят несигурността, като осигурява в реално време и навсякъде видимост и контрол на вашите финанси, проекти, наличности и доставчици. Когато разполагате с точната и актуална информация за вашия бизнес, сега и във всеки момент, можете да взимате по-информирани и находчиви решения с увереност.

Повече за NetSuite можете да научите, като се свържете с нас чрез попълване на контактна форма.

С над 22 000 компании в повече от 200 страни, които ползват NetSuite, това е най-предпочитаната в световен мащаб облачна ERP система.

Ще се радваме да споделите статията, ако ви е била полезна 😊

---

Balkan Services е официален партньор на Oracle NetSuite. Компанията ни внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени успешно над 135 ERP проекта предимно в средни и големи компании.

---

 

 

*Ръководството е съставено от нашия партньор Oracle NetSuite.