Добрите практики, които приложихме в кризата

Прочетете повече за мерките, които предприехме в Balkan Services, за да се справим с извънредното положение.

Обявяването на извънредно положение в началото на месец март и въведените впоследствие ограничителни мерки наложиха необходимостта целият бизнес у нас да промени своя ритъм на работа и да се адаптира към безпрецедентната обстановка.

В Balkan Services също веднага настроихме своя режим към новите условия. За по-голямата част от нашите служители промяната се случи почти неусетно, тъй като разполагахме с готови процедури и с нужната ИТ инфраструктура за дистанционна работа.

Някои от колегите с по-специфични функции и роля имаха известни предизвикателства, но като цяло те бяха бързо преодолени заради силната мотивация на екипа заедно да премине през трудния момент. В следващите редове разказваме повече за мерките, които предприехме в нашата компания, за да преминем успешно през периода на извънредно положение и да продължим напред към новата реалност.

Технологичните решения

Съвременните технологии, с които разполагаме, облекчиха значително процеса на преход към ежедневна работа от разстояние. Основните две бизнес системи, които използваме за планиране и управление на дейността ни, са ERP платформата NetSuite и BI решението Qlik.

NetSuite ERP предоставя редица полезни функционалности за компании като нашата, предлагащи услуги, включително отчитане на времето за работа по проекти, планиране и разпределение на задачите и ресурсите. Това ни позволява както по-добре да организираме екипите, така и редовно да проследяваме изпълнението на плановете, а при необходимост бързо да въвеждаме промени.

Други възможности на ERP платформата, които значително ни улесняват, са автоматизираното издаване на фактури, автоматичното напомняне за неплатени такива и възможността за следене на приходите и разходите по отдели и проекти.

Не на последно място част от ERP решението е и CRM модулът, който съхранява на едно място цялата информация за нашите клиенти и ни помага да изграждаме и поддържаме дългосрочни взаимоотношения с тях. CRM функционалността е изцяло интегрирана с финансите, управлението на проекти и другите модули на системата за управление на бизнеса.

Независимо обаче колко е добра една ERP, CRM, POS, Billing (билинг) или друга специализирана оперативна система, ако не се прилага Business Intelligence платформа, която да улесни използването на големия обем данни, генерирани ежедневно, трудно може да се управлява цялата фирмена дейност. Именно и затова ние се доверяваме на Qlik при анализа на проектите, при финансите, поддръжката на клиентите, отчетността на служителите и други.

Нашата система за бизнес анализи зарежда данни основно от ERP системата ни и ни позволява бързо и по всяко време да стигаме до необходимата ни информация, съответно да взимаме навременни и информирани решения.

Прочетете още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

Управлението на финансите

Управлението на финансите е един от ключовите въпроси, както за оцеляването на организациите по време на криза, така и за успешното излизане от нея. За да се справим с рязката промяна в бизнес климата се налагаха адекватни действия и в тази насока.  Подобно на много други компании и при нас трябваше да препланираме годината, започвайки още от второто тримесечие.

Освен това организирахме ежеседмични срещи, в които проследявахме детайлно паричния поток и разходите, а също така актуализирахме и плана за приходите за текущия и следващия месец. Поради продължаващата несигурност на пазара проследяването се прилага и в момента, а по принцип е добре да се използват и инструменти за финансово планиране, които значително улесняват и прецизират управлението на паричните въпроси.

Насърчаване на екипната работа

През изминалите няколко месеца невъзможността за общуване на живо се оказа едно от най-големите предизвикателства за всички, както в личен, така и в професионален план. Ние се опитахме в максимална степен да заменим липсата на контакти лице в лице с различни решения. Воденето на конферентни разговори и чатове в Microsoft Teams, част от Office 365, значително ни помогна за тази цел.

Освен това създадохме ежедневен ритъм на срещите, осигурявайки по-чести възможности за общуване. В началото на деня обикновено започваме с кратка оперативка, следобедите отделните екипи се събират за разговори, а епизодично след работно време организираме и виртуални срещи на по питие.

Като цяло, чрез Microsoft Teams, се стремим да поддържаме вътрешния канал за комуникация с различни полезни съвети, както и да подсигурим, че всеки един от членовете на екипа поне веднъж в седмицата участва в някакъв тип комуникация. В допълнение често се провеждат и виртуални разговори с клиенти, което позволи на голяма част от служителите да запазят своя обичаен работен процес.

Прочетете още: Какво е Office 365 + 5 ключови ползи за фирмите

Текущите проекти

Извънредната ситуация оказа своето влияние и върху работата ни по текущите проекти. Някои от тях бяха прекратени, други се наложи да отложим, а трети продължихме да изпълняваме. В тази връзка насочихме своите усилия върху последните и се фокусирахме върху търсене на нови възможности. Основната разлика в нашата работа беше преминаването от физически към виртуални срещи с клиентите.

От техническа гледна точка нямаше особена промяна, тъй като и преди сме работили от разстояние със защитени връзки. Нашите системи са в центрове за данни, в облака или в сървъри на клиенти, като при повечето имаме подсигурени, криптирани отдалечени достъпи. За клиенти, за които извършваме поддръжка само на място, трябваше да се изготвят специални процедури, но имаме отъпкана пътека и това не представляваше трудност.

В общи линии кризата ни мотивира да подобрим обслужването на клиентите си и да стартираме промени, които са особено важни за бъдещето на компанията. Безпрецедентните обстоятелства ни подтикнаха да подобрим и развием начина, по който предлагаме и реализираме услугите си; по който следим качеството на работата и управляваме посоката на развитие на всеки един проект за дигитализация.

Връщане към новото нормално

Всички вече се подготвят и завръщат към нормалното, но дали то ще е същото, което познавахме преди? Определено настоящата ситуация е нова, но тя динамично продължава да се променя и затова е важно да можем да се ориентираме и адаптираме бързо към нея.

Вече разбрахме, че можем да не използваме офис пространствата и имаме различни възможности за изпълняване на задълженията от разстояние. Разбира се, вземането на необходимите мерки за ИТ сигурност е задължително, за да бъдат защитени фирмените данни при хоум офис режим. Работните помещения обаче със сигурност няма да отпаднат, тъй като те ни позволяват да общуваме на живо, да се виждаме и да сме заедно.

Прочетете още: 4 сериозни заплахи за фирмените данни при работа от вкъщи

В нашата компания планираме да запазим всички подобрения, свързани с организацията на дейността, които бяха въведени по време на кризата, както и да продължим да се развиваме в тази посока. В тази връзка планираме да въведем повече видео съдържание, което се оказа много полезно в сферите обучение, документацията и други.

Например, през изминалите месеци проведохме изцяло онлайн обучението на студенти в магистърска програма във ВУЗФ на тема бизнес анализи и бяхме много щастливи да установим, че резултатите им са дори по-добри от минали години. Именно и затова ще запазим цялостно или частично този подход.

Най-важното обаче е да продължим да гледаме напред, да вземем своите поуки и да не спираме успешно да комбинираме добрите страни от изцяло дигиталния подход с физическите срещи и обмяна на опит. А също така и нямаме търпение съвсем скоро да ви посрещнем в нашия реновиран офис.

Какви мерки предприехте във вашата компания, за да преминете през кризисните месеци?

Разкажете в коментар за добрите практики, които вие приложихте 👇

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса и извършва цялостна IT поддръжка от 2006 г., като има завършени успешно над 640 проекта. 

Ако искате да получите професионален съвет относно IT инфраструктурата на компанията ви или се нуждаете от насоки за избор на бизнес система, опитните ни консултанти са насреща да съдействат. Заявете безплатна консултация чрез попълване на контактна форма.