Системите за планиране на ресурсите на предприятието (ERP системи) носят добавена стойност на компаниите чрез автоматизирането и оптимизацията на основни бизнес процеси, като финанси, управление на наличности, производство, продажби, управление на проекти и човешки ресурси, в една единствена, унифицирана платформа. Тя осигурява централизиран достъп до ключови за бизнеса данни. С по-голяма прозрачност на тези функции, бизнес лидерите могат да увеличат ефективността, да намалят разходите и да отворят нови възможности за растеж.

Количественото измерване на възвръщаемостта от инвестицията (Return of investment, ROI) в ERP система е от решаващо значение за изготвянето на бизнес анализ, който да обоснове внедряването на подобен софтуер.

Освен това, анализът за количественото измерване на ROI от ERP помага на бизнеса да оцени и предвиди въздействието на софтуера върху организацията си, както и да усъвършенства генералния си подход към ERP с течение на времето, така че стойността му за бизнеса да продължава да нараства.

Но тъй като ERP решенията имат потенциал да обхващат толкова много различни аспекти на бизнеса, количественото измерване на тяхното въздействие – и следователно на ROI – може да бъде сложно. Това важи особено за компании, мигриращи към облачни ERP системи, които предоставят нематериални ползи, чиято ROI е по-трудна за измерване в парично изражение.

В тази статия разглеждаме многото ползи от ERP решенията, как да изчислите точно тяхната ROI и съвети, които да помогнат на вашата компания да извлече максимална стойност от инвестицията си в подобен тип софтуер.

Предимства на ERP системата

Централизирана база данни

Преди да изчислите възвръщаемостта на инвестицията, е важно да определите причините, поради които вашата компания е добре да инвестира в ERP система.

ERP системите събират информация от целия бизнес ги съхраняват в обща база данни. Това позволява на служителите като цяло, и на ключовите бизнес лидери в частност, да следят „пулса“ на бизнеса си, използвайки единна, точна и интегрирана картина на бизнес операциите, от бек-енд финансовите процеси и складовите операции, до генерирането на лийдове и успеха на продажбите.

Общата картина за бизнеса

Работата с единна версия за дейността на организацията премахва изолираността на данните и спестява много време при вземането на информирани бизнес решения. Например, информацията в реално време за веригите на доставки, капацитета на складовете и прогнозираното търсене от страна на клиентите може да помогне на производителя да максимизира производството, без да надхвърля възможностите на своите екипи.

Позволява на компаниите да се разрастват бързо

Облачните ERP системите предлагат атрактивна платформа за растеж, особено за компании, които се нуждаят от бързо разрастване, за да управляват нарастващата сложност на своите процеси.

Минимизира човешките грешки

ERP решенията помагат на бизнеса да подобри навременността на поръчките и плащанията чрез оптимизирано фактуриране. В контраст с това, ръчното счетоводство е бавно и податливо на човешки грешки, което може да доведе до ненужни разходи и закъснения. Както се казва, времето е пари. Колкото по-бързо бизнесът може да обработи, изпрати и фактурира поръчка, толкова по-бързо тя достига до клиента и толкова по-скоро бизнесът получава плащането.

Намалява броя на хората, необходим за изпълнение на задачите

Голяма част от ползите, които фирмите извличат от ERP системите, произтичат от начина, по който ERP софтуерите интегрират процеси, в които участват няколко отдела.

Представете си стандартен процес от поръчка до плащане, в който участват много екипи и точки на контакт от продажби, изпълнение, фактуриране и регистриране на плащането.

С ERP софтуерът заинтересованите страни по цялата верига могат да проследяват и управляват целия процес чрез една единствена система. Например, търговец, който току-що е сключил сделка с голям клиент, може да провери статуса на поръчката по всяко време и да държи клиента в течение, без да се налага да разчита на никой друг. Този процес повишава ефективността и спестява пари, като помага за изграждането на по-силни взаимоотношения с клиентите, основани на отговорност, доверие и изпълнение в срок.

Научи повече: ERP системите и ЕВРОТО – как да се подготвите? (ОБНОВЕНА)

Как да изчислим възвръщаемостта на инвестицията в ERP система?

Предимствата на ERP системите са добре документирани, но изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията в такава е сложен процес. Преди да разгледаме примерно изчисление, нека разгледаме три важни фактора:

• локален и облачен модел на внедряване;
• „твърда“ и „мека“ възвръщаемост;
• първоначално внедряване и продължителна употреба.

Изборът на метод на внедряване има ключово значение при изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията в ERP.

Технически погледнато, терминът „възвръщаемост на инвестицията“ (ROI) дори не се прилага напълно при облачните системи, тъй като те обикновено се заплащат чрез месечни или годишни абонаментни такси, които за счетоводни цели се третират като оперативни, а не като капиталови разходи.

„Инвестиция“ в съкращението ROI се отнася до капиталова инвестиция, а капиталовите разходи изискват по-сложно счетоводно третиране.

ROI се отнася за локално инсталирани системи (on-premises), които обикновено изискват предварителни капиталови разходи за закупуване на лицензи, хардуер и инфраструктура, необходими за работата на софтуера.

Въпреки това организациите, които внедряват облачно ERP решение, могат да използват принципите на изчисление на ROI, за да разберат стойността, която им носят ERP системите.

Съществува и полезно разграничение между „твърд“ и „мек“ ROI. Твърдият ROI се отнася до традиционната възвръщаемост, на която лесно може да се припише количествено измерима финансова стойност, като например допълнителни приходи или намалени разходи.

От друга страна, меката възвръщаемост на инвестициите се отнася до нематериални печалби, като повишаване на морала на служителите или подобряване на имиджа на компанията. И двете ползи могат да имат огромно влияние върху крайния резултат на бизнеса, но точната стойност във финансово изражение на техния принос е по-трудна за изчисление.

Внедряването на ERP има две основни фази: първоначалната инсталация и последващото използване от служителите, които се опитват да извлекат максимална полза от новата технология. В рамките на тези фази компаниите често разчитат на своите ERP доставчици за помощ при внедряването и в повечето случаи, за мигриране на данните от предишната система към новата.

Обучението на служителите и начина на работа със системата са от съществено значение за максимизиране на възвръщаемостта на инвестициите в нова ERP система. Това е причината повечето успешни внедрявания да са съпътствани с въвеждащо обучение на служителите, с което те научават тънкостите на новия софтуер и как той отговаря и надхвърля техните нужди.

Прочети още по темата: Какво трябва да знаете за ERP системите (обновена 2024)

В следващите редове представяме основната формула за възвръщаемост на инвестициите в ERP и разглеждаме един илюстративен пример:

Тълкуването на формулата сочи, че тя представлява съотношението между печалбата, реализирана от инвестицията в ERP (изразена във финансова стойност), и общата стойност на инвестицията. Това съотношение се изразява в проценти. Общата стойност на инвестицията в ERP включва първоначалната цена на решението и всички очаквани разходи през целия му жизнен цикъл.

Традиционно тази формула се прилага само за базирани при клиента ERP системи(on-premises), тъй като по дефиниция тя се отнася до капиталовите разходи за закупения актив плюс свързаните текущи оперативни разходи. Така че в случая на облачна система, еквивалентните разходи биха включвали месечни или годишни лицензионни такси за използване на ERP софтуера.

Колкото по-високо е съотношението между печалбите и общата стойност на инвестицията (или нейния еквивалент в облака), толкова по-висока е възвръщаемостта на инвестицията или ROI.

Научи повече: Как ERP софтуерът революционизира свиневъдството в Бони Холдинг

Нека да разгледаме пример с производител на потребителски стоки, който е внедрил ERP система, базирана в облака, заплащана чрез годишен абонамент. Компанията трябва да изчисли ROI на новото си решение три години след пускането му в експлоатация, въз основа на първоначални разходи за внедряване в размер на 50 000 долара и годишни такси в размер на 100 000 долара. Това дава общата стойност на инвестицията за три години, еквивалентен на облака, в размер на 350 000 долара. Разбира се, този пример е опростен; общите разходи на производителя могат да включват и разходите за обучение на служителите за използване на новото ERP решение, такси за партньори по внедряването и други, в допълнение към първоначалните разходи за инсталиране и годишните лицензионни такси, в зависимост от конкретния случай на употреба и модела на внедряване на ERP.

Що се отнася до възвръщаемостта, производителят е избрал да се фокусира върху твърдите разходи, така че е изчислил прираста на продажбите, по-високите маржове и по-ниските производствени разходи, които може да припише на ERP системата си, както е показано в тази таблица:

Полза	Година 0	Година 1	Година 2	Година 3	Общо
Ръст в продажбите	$0	$50 000	$80 000	$100 000	$230 000
Повишена продуктивност	$0	$30 000	$40 000	$90 000	$160 000
Спестявания от разходи	$0	$60 000	$100 000	$115 000	$275 000
Общо					$665 000

Стойността, предоставена от софтуера за този тригодишен период (без да се отчита инфлацията), е 665 000 долара.

Когато заместим общата стойност на постигнатите ползи от ERP и опростените общи разходи на производителя във формулата за изчисляване на възвръщаемостта на инвестицията (ROI), получаваме:

(665 000 долара – 350 000 долара) / 350 000 долара x 100, което се равнява на 90% възвръщаемост на инвестицията.

Важно е да се подчертае, че постигнатите ползи в този пример също са опростени. Общата стойност, която едно предприятие може да приписва на ERP, ще зависи от естеството на дейността и може да включва подобрения в продукта, транспортните разходи или разходите за съхранение на запасите, увеличен обем на поръчките, намален брой на служителите и по-ниски административни разходи. В допълнение към тези твърди измерими ползи една компания може да извлече и нематериални ползи от внедряването на ERP, като повишаване на морала на служителите, което също трябва да се вземе предвид при изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията.

Един последен нюанс, който трябва да се отбележи, е, че някои организации предпочитат да измерват възвръщаемостта на инвестициите в ERP от година на година, а не за целия жизнен цикъл на системата. Един подход за това е да се използва формулата, описана по-горе, и да се прилагат само приходите и/или спестяванията за съответната година. Но това не винаги е идеално, тъй като голяма част от първоначалните разходи няма да се повторят в следващите години. Например, обучението на служителите е най-интензивно през първите няколко месеца след внедряването на софтуера и по-малко през следващите години.

Прочети още: Защо ИТ компаниите управляват бизнеса си с NetSuite?

По същия начин, възвръщаемостта от ERP има тенденция да се увеличава през първите няколко години след внедряването, тъй като това е периодът, в който се отключват нови възможности за ефективност и се постига по-добра възвръщаемост, преди ситуацията да се стабилизира.

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 750 проекта за над 400 клиента. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.

Очаквайте част 2 на статията, в която ще разгледаме – 5 съвета: Как да увеличите възвръщаемостта на инвестицията си в ERP система

Източник: The ROI of ERP Systems