С нов BI софтуер Кика Груп „вижда” пълната картина на бизнеса си по света [case study]

Българските експортно ориентирани компании стъпват на нови пазари в Европа и се превръщат в част от постепенното пренареждане на икономиките. Китай също се преструктурира, като част от производствата постепенно се свиват, а нишите до голяма степен се заемат от динамично растящи фирми от цял свят. 

Компанията, за която предстои да ви разкажем в следващите редове се вписва много точно в казаното по-горе и е пример за млада българска фирма, която управлява поделенията си, които се намират на приблизително 10 000 км едно от друго.

 

От България през Испания до Китай

„Кика Груп“ e известна с марката си KikkaBoo – сравнително нов бранд за бебешки стоки, създаден през 2016 година. Компанията успя да набере популярност за кратко време и вече е добре позната както на българския, така и на чуждестранните пазари.

Към момента марката KikkaBoo е успешно реализирана в над 40 държави и се дистрибутира до страни по целия свят. Централният офис на „Кика Груп“ е в България, компанията успява да развие клонове в Испания, а отскоро и в далечен Китай.

Чуждестранните поделения на компанията разполагат със собствени складови бази, като основната част от бизнеса е експортно ориентирана.

 

Нуждата от визия за “цялата картина” на бизнеса

В „Кика Груп“ разчитали на ERP система (Enterprise Resource Planning, на български „планиране на ресурсите на предприятието“) за управление на бизнеса си в България. Компанията разполагала и с Power BI, който обхващал само едно от дружествата с основни справки.

Испанското поделение на „Кика Груп“ работело с локално облачно решение, което било различно и независимо от ERP системата в България.

 

Ръководството на компанията осъзнало нуждата от решение, с което да бъдат обединени данните от системите на българското и испанското дружество, и да разполага с цялостен поглед над бизнеса си във всеки момент.

 

„За нас най-голямото предизвикателство беше синхронизацията и анализът на складовите наличности и продажби, защото работехме с две различни бази данни. Това беше проблем, на който търсехме решение от дълго време”, обяснява Мартин Михайловски, директор бизнес развитие в „Кика Груп“.

 

Като основен казус за компанията можем да очертаем затрудненията при работа с две бази данни, свързани с наличности и продажби.

 

“Търсехме софтуерно решение, чрез което да видим голямата картина на бизнеса ни, къде между двете дружества има пропуски в наличности, в продажби и къде, какви количества да пренасочваме”, пояснява той.

 

Прочети още: Business Intelligence система – какво, за кого и защо

 

Дефинирането и разрешаването на проблема

се оказват ключови за избора на BI система.

 

“Не сме се колебали между различни софтуери. Ние имахме ясно дефиниран проблем и решението дойде от Ваlkаn Ѕеrvісеѕ чрез интегрирането на цялостно решение за бизнес анализи”, припомня си Мартин Михайловски.

Избраното решение е Qlik Sense. То предоставя възможности за инсталиране както на място при клиента (on-premises, Client-Managed), така и в облака (SaaS). В „Кика Груп“ е внедрена облачната версия на BI софтуера, която не изисква инвестиции в хардуер и екип, който да го обезпечава, има висока степен на сигурност и достъп винаги до последна, най-актуална версия на системата.

 

Прочети още: Облачни системи за бизнес анализи – същност и предимства [част 1]

 

Изборът на консултант

Основна роля при избора на консултант по думите на Светослав Ничинков – директор продажби и логистика в „Кика Груп“, е изиграло позиционирането на Ваlkаn Ѕеrvісеѕ като компания.

 

“Поздравления за екипа на компанията, защото Ваlkаn Ѕеrvісеѕ ни “намери” в точното време и на точното място”, спомня си Светослав Ничинков.

 

Той подчертава също така, че:

 

“Кика Груп е клиент, който много държи на личното отношение. Това беше достатъчно, за да разберем, че те са точните хора и да преценим, че искаме да работим с тях”.

 

Прочети още: Защо ролята на консултанта за внедряване на бизнес софтуер е ключова за успеха на вашия проект?

 

Внедряването на BI софтуера в „Кика Груп“

стартира с анализ на бизнес изискванията и нуждите на компанията към репортинга.

 

“Първоначално направихме няколко съвместни сесии с екипа на „Кика Груп“. След това започна същинското внедряване на системата, последва тестването й и обучението на реалните потребители – т.нар. Go-live”, обобщава Кристина Кръстанова, мениджър проекти в Ваlkаn Ѕеrvісеѕ.

 

След преминаване на периода на тестване на BI системата в нея е отразена и обратната връзка от потребителите й. Благодарение на това софтуерът за бизнес анализи Qlik Sense е изграден така, че да отговаря в максимална степен на техните нужди.

 

“Всичко беше много добре дефинирано и планирано още в началото. Нещата се случваха доста бързо и не сме имали проблеми. В един момент се изненадах, че от Ваlkаn Ѕеrvісеѕ толкова бързо разбират и достъпват информацията при нас. Екипът на консултантската компания имаше опит и със съществуващата ERP система в българския ни клон, вероятно благодарение на работата си по други проекти”, казва още директорът продажби и логистика в „Кика Груп“.

 

По негови думи в случаите на възникнали казуси, често от страна на екипа на Ваlkаn Ѕеrvісеѕ идвали предложения за решения, което подпомогнало плавното внедряване и успешното приключване на проекта.

 

 

Предизвикателствата – време и технологии

Чисто технически при внедряването на Qlik Sense екипът ни се справя успешно с няколко предизвикателства.

 

“Едно от предизвикателствата беше обединяването на данните от двете различни и независими една от друга системи на дружествата. Освен това в процеса на внедряването „Кика Груп“ промени начина си на достъп до базата данни в българското ERP и BI системата трябваше да се напасне”, пояснява Кристина Кръстанова от нашия екип.

 

По отношение на системата в испанското дружество, Мартин Михайловски уточнява, че чисто технически е било по-сложно да се осъществи интеграцията и да се извлекат данните от нея, поради спецификите на самия софтуер. И обобщава, че:

 

„Въпреки предизвикателствата, финалът е успешен, което е най-важното”.

 

Прочети още: Qlik Sense – мощен аналитичен инструмент в ръцете на бизнеса

 

Продажби, наличности и основни справки

Първоначално екипът ни бе съсредоточен върху анализа на продажбите по различните сечения – клиенти, продукти, пазари и търговци.

“Наблегнахме на анализа на доставките, защото „Кика Груп“ доставя определена част от артикулите си от Китай, като периодът за доставка е по-дълъг (около 6 месеца) и е нужна по-голяма прецизност за това кога и какви количества да бъдат поръчани. Още повече, че продуктите имат сезонност, излизат и нови модели”, обяснява Кристина Кръстанова.

 

И добавя, че основни потребители на системата за бизнес анализи в „Кика Груп“ са ръководството на компанията, отдел „Продажби” и „Продукти”.

В този контекст Мартин Михайловски посочва, че в работата си с новия BI софтуер може бързо и лесно да следи основни търговски показатели като оборот по държави и клиенти, както и брутен марж.

 

Светослав Ничинков споделя, че за продуктовия отдел на „Кика Груп“ е важно да следи обращаемостта на стоката и чрез изградената BI система, базирана на Qlik Sense, анализира дадена стока от момента, в който е поръчана в заводите в Китай, до пристигането й, по-конкретно кога е пристигнала стоката, в какъв период от време се реализират продажбите й, с каква наличност от нея трябва да разполага компанията. Не на последно място този отдел на компанията използва BI системата, за да планира бъдещите поръчки.

 

“Всеки отдел следи нещо специфично в BI системата според ролята си. Това е възможно, защото Qlik предоставя възможност всеки потребител да персонализира справките си”, допълва още той.

 

Прочети още: 10-те най-важни показателя за всеки мениджър продажби и как да ги следим ефективно

 

4-пъти по-бързи справки

Често се случва „Кика Груп“ да продаде стока изцяло, още докато е на път, което позволява на продуктовия отдел да направи по-бързо заявки към заводите, с което да ускори и подобри наличностите и да оптимизира продажбите.

 

“В тази връзка се наложи да направим справката за обращаемостта да бъде с поглед от няколко ъгъла – наличната стока в склада ни; стоката, която пътува; стоката, която е планирана за производство; и стоката, която вече е в производство”, обяснява Светослав Ничинков и подчертава, че яснотата, която дава тази функционалност е много полезна за всички в компанията.

 

„Кика Груп“ работи с доста широка номенклатура – има около 3000 уникални кода. Не е лесно да се следи толкова голям обем от данни и това налага нуждата от справка, която да дава цялата информация.

В Qlik Sense е разработена възможност компанията да следи и кои са водещите брандове по продажби и по категории. На всеки три месеца екипът на „Кика Груп“ прави детайлна среща, на която преразглежда наличностите си в различните складове и определя какво да бъде трансферирано между тях.

 

 

“Преди внедряването на BI системата отнемаше по 16 часа – два пълни работни дни на минимум трима или четирима души. В момента за 3-4 часа същият брой хора са готови с анализа, решенията и всичко”, изчислява Мартин Михайловски.

И посочва, че времето, което BI решението спестява на висшия мениджмънт на компанията е едно от най-основните му преимущества.

Ръководството на „Кика Груп“ споделя, че Qlik Sense е много интерактивен, приятен и лесен за работа. Друго важно за тях предимство е дълбочината на справките, позволявайки само с една справка да се стигне до детайли за конкретен продукт.

Софтуерът за бизнес анализи предоставя на компанията и възможност да следи потребителското поведение на отделните пазари.

С осъзнаване потенциала на едно цялостно BI решение възникват идеи за неговото последващо надграждане.

 

 

Устрем за промяна и единомислие

Като бързо развиваща се компания „Кика Груп“ осъзнава отрано нуждата от дигитализация и непрекъснато надграждане. Този устрем е осезаем при реализацията на съвместния BI проект.

“Кика Груп са сплотен и единомислещ екип. Това е един от факторите за успех на проекта, защото на екипно ниво имаше разбиране, че имат нужда от надграждане на репортинга, това ще улесни оперативната им работа и е важно за вземането на стратегически решения”, обобщава Кристина Кръстанова.

Екипът на „Кика Груп“ очертава като водещ момент в съвместната работа добрата комуникация и колаборацията между двата екипа.

“Комуникацията беше много директна, без забавяния. Мисля, че това беше основното за напасването между двата екипа”, каза Мартин Михайловски.

 

Примерен дашборд в Qlik Sense 

 

Без информация си обречен да вземеш грешни решения

В обобщение Мартин Михайловски коментира:

“За експортно ориентираните компании, които планират да се разширяват на много пазари, софтуер като Qlik Sense осигурява спокойствието, че могат да имат цялостната картина на едно място”.

 

 

По негови думи липсата на такава информация до голяма степен е повод за притеснение за собствениците и мениджърите на бизнеси, които оперират на много пазари.

„Това, че имаме информацията за България и Испания на едно място ни даде спокойствие да стартираме и проекта в Китай. Подготвяме се и за още пазари, имаме планове да стартираме и други проекти с изнесени складове, и компании. Спокойни сме, че колкото и различни локации да имаме по света, в  BI ще виждаме всичко на едно място”.

 

Прочети още: С нов BI софтуер „Лавена” проследява продажби за милиони на пет континента [case study]

 

---

В Balkan Services разполагаме с експертни познания за бизнеса, технологиите и законодателството, владеем и трите езика. Ще ви изслушаме внимателно и посъветваме за избор на точната бизнес система за вашите нужди.

Balkan Services внедрява софтуерни решения за бизнеса от 2006 г. и има завършени повече от 690 проекта, от които над 420 са в областта на BI системите. Следваме изпитана методология на внедряване с ясни стъпки и ноу-хау за добрите практики.