Balkan Services успешно надгради ERP системата на „Еф Еф Груп България“, за да автоматизира процеса по обслужване на онлайн поръчки.

Търговецът притежава 15 физически обекта, шест от които работят под бранда Collective. Във физическите магазини на Collective, които се помещават в молове в 4-те най-големи български градове и онлайн магазина на компанията могат да бъдат открити последните колекции на световноизвестни брандове като Emporio Armani, A | X, Karl Lagerfeld, Boss, Hugo, John Richmond, Love Moschino, Tommy Hilfiger, Chiara Ferragni и много други.

По време на пандемията „Еф Еф Груп България“ се заема с оптимизация на онлайн присъствието си. Това се налага, тъй като към онзи момент компанията използвала физическите си магазини като складове, а наличният ERP софтуер бил свързан с девет магазина. Процесът по обработване само на една поръчка отнемал минимум три дни от постъпването й до изпращането й към клиент.

Случвало се още поръчана вече стока от онлайн магазина да се окаже неналична във физическите обекти.

Съвкупността от тези фактори довела компанията до решението за изнасяне на част от дейността в отделен склад, който да се използва само за нуждите на онлайн магазина.

 

Дигитализация на бизнес процесите

Стартиран е проект за интеграция между ERP системата на „Еф Еф Груп България“, внедрена от Balkan Services, складовия софтуер на фулфилмънт партньора и платформата на онлайн магазина.

Екипът на Balkan Services отговаря за архитектурата на решението и концепцията на процесите.

За целта, по време на проекта бизнес процесите са автоматизирани по такъв начин, че ERP системата се свързва в двупосочна комуникация, от една страна, с платформата за електронна търговия, и от друга страна, със софтуера на компанията, която „Еф Еф Груп България“ избират за изпълнител на техните онлайн поръчки.

Това налага както напълно нова интеграция със складовия софтуер на подизпълнителя, избран за подготовка и изпращане на онлайн поръчките, така и промяна във вече изградената интеграция между ERP системата и онлайн магазина. 

По време на първите срещи между екипите на Balkan Services и „Еф Еф Груп България“ e уточнено какво трябва да бъде направено, за да се надгради ERP системата по най-правилния и оптимален начин. А в последствие са проведени регулярни срещи, по време на които е съгласуван напредъкът по проекта.

Благодарение на проекта се оптимизира обработката на онлайн поръчки и е подпомoгнато по-бързото и по-качествено обслужване на поръчките. Чрез надграждането на съществуващата вече система за управление на бизнеса, целият процес по обслужване и осчетоводяване на поръчките се осъществява в ERP системата.

Тъй като самият ERP софтуер работи с информацията, която се подава от складовия софтуер, двете системи са интегрирани. По време на проекта много процеси са настроени така, че нещата да се случват автоматично и човешката намеса е сведена до минимум.

За цялостното обслужване на една онлайн поръчка екипът на Balkan Services дефинира 15 статуса, като всеки от тях е тригер за задействането на определен процес. Цялата автоматизация по имейлинга на онлайн магазина се определя именно през ERP системата и статусите. 

По време на проекта е създаден и нов набор от справки, които помагат за контролирането на процеса.

 

Параметри на ефективността

По време на реализацията на проекта е отделено много време на това, което клиентите на Collective ще получат като изживяване от покупката си. Според обратната връзка от „Еф Еф Груп България“, благодарение на проекта потребителското изживяване е на 101% по-добро.

Друг важен ефект от промяната е, че доставката на продуктите отнема един ден. Ако поръчката е с наложен платеж и е получена до 14:30 ч., тя се изпълнява в същия ден и на следващия ден артикулът вече е при клиента.

Проектът за надграждане на ERP системата и интеграцията й с другите две платформи освобождава време на екипа на онлайн магазина да се концентрира върху самото представяне на електронния магазин.

Измерим ефект от надградената ERP система се усеща осезаемо в първия работен ден след коледните и новогодишните празници. Статистиката показва, че 95% от постъпилите поръчки били изпълнени още на втория работен ден, което е пет пъти по-бързо от преди.

След интеграцията на системите компанията увеличава онлайн продажбите си с между 7 и 8 пъти на годишна база.

Управителят на онлайн магазин Collective Чандра Чакравардая е категоричен, че за него от съществено значение е това, че екипът на Balkan Services е участвал активно в намирането на най-доброто решение за конкретните нужди и след това е вложил усилията си в реализирането на тази интеграция. Според думите му, най-ценното в работата му с Balkan Services е партньорското отношение по пътя към успешния завършек на проекта.