Balkan Services внедри Business Intelligence (BI) система в иновативната верига за хранителни стоки ЕДЕА.
Компанията, чиято история започва преди близо 30 години, днес има пет модерни търговски обекта – хипермаркет в Русе, два супермаркета в Шумен и по един в Разград и Хитрино. До 2017 г. магазините работили под друга марка, а преди пет години бил основан и брандът ЕДЕА.
С разрастването на бизнеса на веригата информацията в наличната ERP система нараснала значително по обем, а зареждането само на една справка отнемало 4-5 часа. Още по-бавно се генерирали справките за минали периоди, например регулярните тримесечни проверки, отнемали цяла седмица на един човек. Освен време, тези справки коствали на ЕДЕА допълнителни средства, а и често били допускани грешки.
„Костваше ми големи усилия да коригирам тези несъответствия в данните. Налагаше се да ги търся с дни и да ги откривам месеци назад във времето”, разказва главният счетоводител на ЕДЕА Михаела Тодорова.
Решение на тези проблеми от компанията открили в BI платформата Qlik Sense, на софтуерната компания и наш дългогодишен партньор Qlik.
”Причината поради, която се обърнахме към Balkan Services е, че предлагат Qlik Sense, което беше важно за нас, но още по-важно беше, че ние имахме история с тази консултантска компания. Реализирали сме предишни успешни проекти и имаме добри партньорски отношения”, споделя изпълнителният директор на веригата Рамадан Рамадан.
Преди да започне работа по BI проекта с ЕДЕА, екипът на Balkan Services успешно реализира BI проект с ЕГЕ Груп. И двете компании са притежание на едни и същи собственици.
BI проектът на ЕДЕА е завършен за 7 месеца
Първоначално двата екипа проведоха няколко срещи за дефиниране на нуждите на бизнеса на ЕДЕА. На тяхна база и на база натрупания опит от предишни проекти с търговски обекти, екипът на Balkan Services изготви предложение с подходящите за бизнеса на ЕДЕА анализи и справки.
Предизвикателство при внедряването на проекта, което било успешно интегрирано в системата се оказал анализът на складовите наличности и движенията им.
„Направихме сложна интеграция, чрез която BI софтуерът, който внедрихме в ЕДЕА, извлича данни от ERP системата на компанията. В нея се импортират данни от POS терминалите на магазините”, разказва повече за реализацията на проекта Кристина Кръстанова, мениджър проекти в Balkan Services.
Внедрената система се използва активно от ръководството на ЕДЕА, също от търговски и счетоводен отдел.
За счетоводния отдел нетните приходи от продажби по артикули, съответно себестойност са сред ключовите показатели, които се следят всеки ден в Qlik Sense.
„Още преди системата да осчетоводи всички доставки аз мога да коригирам данните. И това ми спестява доста работа”, отбелязва Михаела Тодорова. Тя допълва, че показателите брой клиенти и средна сметка, също са много важни за хипермаркетите, а чрез BI системата те могат лесно и бързо да се сравняват с минали периоди, а също и по дни от седмицата.
Непосредствените ползи от внедряването на Qlik
Новата BI система съкращава значително времето за изготвяне на справки и дава увереност на компанията да предприеме по-смели стъпки в посока планиране.
BI софтуерът дава на ИТ отдела на ЕДЕА самостоятелност. Бизнес интелиджънс решението е от полза и при анализа на стоката в магазините, тъй като номенклатурата расте непрестанно.
„В BI лесно можем да проверим в кой магазин, каква стока се продава. Така знаем точно какво искаме от стоката, която ни предлагат доставчиците”, казва още Михаела Тодорова.
Екипът на Balkan Services и този на ЕДЕА в действителност не се срещат на живо, защото и двата проекта - на ЕГЕ Груп и на ЕДЕА, са реализирани по време на пандемията.
„Успехът на проекта е доказателство, че когато има желание и екипна работа от двете страни, ситуации като локдаун не се отразяват”, казва Кристина Кръстанова.
Думите й потвърждава и Рамадан Рамадан: „Това беше уникалното и в двата проекта. Не бяхме две отделни фирми, с два отделни екипа, а работихме като едно цяло”. Според него това добро стиковане се дължи на факта, че екипът на Balkan Services е изграден от добри професионалисти, които познават много добре възможностите на продукта.
„Екипът на Balkan Services ни даде много адекватни решения и отговори на нашите въпроси. Затова самият процес, който извървяхме и работата, която свършихме се случваше с лекота в една приятелска атмосфера”, категоричен е изпълнителният директор на ЕДЕА.
